שתף:
7 פונקציות של עוזר מנהלי ראשי
ה פונקציות של עוזר אדמיניסטרטיבי הם משימות של סיוע וליווי לפעילויות הרגילות שהחברה מפתחת. לכן, הם היסוד לפעולה יעילה של אותו.
פעילות זו משתנה בדרך כלל בהתאם לתחום העסקים של החברה בה הם עובדים. לדוגמה, במשרדים מיוחדים כגון משרדי עורכי דין, המשתתפים בדרך כלל יש הכשרה ספציפית לביצוע של פעילויות מסוימות.
עם זאת, יש פונקציות משותפות לכל התחומים, כי בדרך כלל, סובבים סביב ההפצה וניהול המידע בתוך המשרד. זה כולל ניהול של מסמכים, ארכיונים וארגון של אירועים.
אבל פעילויות אלה יכולות להיות הרבה יותר רחבות. לפעמים גם עוזרי המינהל צריכים להתמודד עם עיבוד מידע חשבונאי ואף להבטיח את תפקוד המשאבים הטכנולוגיים של החברה.
7 הפונקציות העיקריות של עוזר מנהל
1- ניהול מסמכים
אחד הפונקציות העיקריות של עוזר מנהלי הוא לעזור לחברי המשרד עם ניהול של מסמכים וקבצים.
בדרך כלל משימה זו קשורה לאחסון, ארגון וניהול של קבצים.
עם זאת, במקרים מסוימים ייתכן שיהיה עליך גם לכתוב, לערוך ולסקור מסמכים.
בחברות מסוימות הם אף מתבקשים לקבל הכתבה של מכתבים או הערות ולהקליט את הפרוטוקולים של הפגישות המתרחשות.
במקרים מסוימים, למשל, כאשר מדובר במשרד עורכי דין, נדרשת הכשרה מיוחדת כדי למלא את הפונקציות הבאות: העוזר המינהלי חייב להבין את המינוח ואת ההליכים המשפטיים.
מאידך גיסא, עוזרים מנהליים העובדים בתחום הרפואה זקוקים לידע שונה. הם חייבים לקבל את ההכשרה הנדרשת לטיפול בחולים וקריאת דוחות רפואיים.
תכנון אירועים
התכנון של אירועים משרדיים הוא גם בדרך כלל באחריות של עוזרי המינהל. הגודל של אחריות זו יכול להיות משתנה בהתאם לגודל של החברה.
אירוע יכול להיות פשוט מפגש או צהריים עסקית, אבל זה יכול להיות גם קונגרס או מסיבה עסקית גדולה יותר.
בכל מקרה, על העוזר לנהל את כל הקריטריונים הקשורים לאירוע.
זה כולל יצירת קשר עם ספקים, ביצוע הזמנות, בחירת תפריטים ועיצוב. אבל זה כולל גם יצירת קשר, מזמין ומאשר את המשתתפים, רמקולים ורמקולים במקרה זה נחוץ.
3 - פנים אל פנים למשתמשים ולמבקרים
תשומת לב למשתמשים היא בדרך כלל אחת המשימות הנפוצות ביותר עבור עוזרי ניהול. הקהל אליו מתמקדת תשומת הלב תמיד תלוי בגודל החברה ובאוריינטציה העסקית שלה.
במקרה של חברות קטנות המשרתות את הציבור באופן ישיר, ייתכן כי העוזר המינהלי יקבל את הלקוחות.
כאשר זה קורה, העבודה שלהם מכוונת להנחות ולסייע להם במהלך שהותם במתקני החברה.
בחברות גדולות, עוזר מנהל צריך להשתתף מבקרים אחרים כשותפים או ספקים גדולים.
במקרה זה, משימתם תהיה להנחות אותם במילוי סדר יומם ופגישות עם ההנהלה או בתחומים אחרים של החברה.
4- טלפון וסיוע וירטואלי
טלפון ותשומת לב וירטואלית נכללים בקטגוריה של סיוע למשתמש. במקרה של סיוע טלפוני, נמנים הכיוונים של לקוחות ושותפים, כמו גם ארגון וניהול של סדר היום.
כאשר מדובר על תשומת לב וירטואלית, המשימות תלויות בערוצים המסופקים על ידי החברה עבור שירות לקוחות או ניהול מידע.
במקרים מסוימים מדובר על ניהול דוא"ל, תגובה, העברה או העברה לארכיון של הודעות לפי הצורך.
במקרים אחרים, כאשר ערוצי התקשורת הווירטואליים הם מגוונים יותר, ניתן לכלול משימות אחרות, כגון תשומת לב לציבור באמצעות מערכות צ'אט או אפילו לענות על שאלות באמצעות הרשתות החברתיות של החברה..
בחברות גדולות זה כרגיל כי ישנם אנשי ממוקדת במיוחד על תשומת הלב של ערוצי תקשורת אלה. כאשר חברות קטנות, משימה זו נשארת בדרך כלל לעוזרים מנהליים.
5. ניהול סדר יום
ניהול סדר היום הוא בדרך כלל אחת המשימות החשובות ביותר של עוזרי המינהל.
אחריות זו כוללת קבלת בקשות למפגשים ופגישות טלפוניות, פנים אל פנים או מקוונות, וארגוןן בסדר היום בהתאם לקריטריונים שנקבעו.
זה כולל גם תזמון פגישות בתוך ומחוץ לחברה, ארוחות צהריים עבודה ונסיעות עסקים.
במקרים אלה, גם האחריות של העוזר להזמין טיסות, בתי מלון, מסעדות או חדרי ישיבות לפי הצורך..
6. חשבונאות
לעתים עוזרי המינהל אחראים למעקב ולרישום הוצאות המתרחשות בחברה. חובות אלה יכולים להיות פשוטים, כגון רישום הוצאות מסוימות בגיליון אלקטרוני.
במקרים מסוימים, עוזר מתבקש לקבל את ההכשרה לפיתוח של משימות מורכבות יותר. לדוגמה, האחריות שלך עשויה לכלול הצגת דוחות חשבונאיים לניהול.
בדרך כלל זה תלוי בגודל של החברה. חברה גדולה בדרך כלל יש תפקידים מיוחדים יותר; אלה המידע החשבונאי מנוהל על ידי אדם שכרו למטרה זו.
עם זאת, אחד מיומנויות היסוד עבור כל עוזר מנהל הוא התחום של תוכנת הנהלת חשבונות במשרד, כגון Microsoft Excel.
ניהול טכנולוגי
ניהול המשאבים הטכנולוגיים הוא גם חלק מתפקידי המסייעים המינהליים. במובן זה, אחריותה היא להבטיח שכל הכלים הדרושים להפעלת החברה יפעלו היטב.
זה כולל יצירת עותקי גיבוי של המידע הכלול בציוד המחשב ובעדכון האנטי-וירוס, בין משימות אחרות.
מצד שני, הוא כולל את ניהול הציוד כגון מקרנים ומחשבים ניידים.
זה גם כרוך בדיקה ותחזוקה של הציוד הדרוש לפיתוח נורמלי של פעילויות אשר באחריותם.
זה לא אומר כי עוזר מנהלי צריך ידע טכני. עבודתו מורכבת במיוחד של שכירת אנשי טכני לבצע את תחזוקת הציוד על בסיס קבוע, כדי למנוע נסיגות.
הפניות
- באקי, ג 'יי (2017). חובות עבודה של מזכירות מנהלים ועוזרי ניהול. מקור: thebalance.com
- קריירה בונה (2016). עובד כעוזר אדמיניסטרטיבי - בחירה מצוינת עבור כלליים. מקור:
- Pffefer, J. (2016). מה עושה עוזר מנהל רפואי? מקור: rasmussen.edu
- . (S.F.). חובות של עוזר מנהלי. מקור: