מאפייני תקשורת בכתב, סוגים, אלמנטים, יתרונות

ה תקשורת כתובה זה כל סוג של אינטראקציה שעושה שימוש בקוד כתוב. למרות שהיא מבוססת על אותה מערכת לשונית של אוראליות, מאפייניה שונים. לכן, בניגוד לאחרים, הצורה הכתובה היא קונבנציונלית לחלוטין. זה חייב לעקוב אחר דפוסים שהוגדרו על פי הכללים שנקבעו על ידי השפה.

מצד שני, תקשורת כתובה היא הצורה הרגילה ביותר של תקשורת רשמית בין בני אדם, ומבצעת פונקציות חברתיות מסוגים שונים. בין השימושים שלו, זה משמש לעתים קרובות מאוד כדי לתעד סוגים שונים של אירועים לבצע אינטראקציות בין אישיות.

בנוסף, עוד אחד המאפיינים הרלוונטיים ביותר שלה הוא שזה לא דורש נוכחות של השולח ואת המקלט באותו מרחב וזמן. לפיכך, המסר מתקבל בצורה נדחית, והאינטראקציה בין הכותב (השולח) לבין הקורא (המקלט) מוגבלת מאוד.

מצד שני, תקשורת כתובה היא ביסודה פעילות יצירתית הדורשת מאמץ מודע. מאמץ זה נובע מן הגירויים המיוצרים על ידי המוח.

בכך הוא שונה מן הפה, שם הם נאספים חיצונית על ידי קולטנים סנסוריים. הכתובים, לעומת זאת, באים מפעילות אינטלקטואלית פנימית.

אינדקס

• 1 מאפיינים
  • 1.1 קבלה נדחית של ההודעה
  • 1.2 מחזורים מוגבלים
  • 1.3 מקום קטן יתירות
  • 1.4 תכנון מראש
• 2 סוגים
  • 2.1 מזכרים
  • 2.2 דו"חות
  • 2.3 חוברות
  • 2.4 הודעות דוא"ל
  • 2.5 הצעות
  • 2.6 מכתבים
  • 2.7 מברקים
  • 2.8 פקסים
• 3 אלמנטים של תקשורת כתובה
• 4 יתרונות
  • 4.1 קביעות בזמן
  • 4.2 מנגנון בקרה
  • 4.3 שימור
  • 4.4 רמה רעיונית גבוהה יותר
  • 4.5 פחות אפשרות של עיוות ופרשנות
• 5 חסרונות
  • 5.1 עלויות
  • 5.2 יכולת הבנה אפקטיבית
  • 5.3 משוב
  • 5.4 קושי לבטא רגשנות  
  • 5.5 קבלה מושהית או לא בטוחה
  • 5.6 חוסר גמישות
• 6 הפניות

תכונות

קבלה נדחית של ההודעה

אחד המאפיינים של תקשורת בכתב הוא זה הקשור לגורם הזמן. במצב תקשורת פנים אל פנים, ההודעות המקודדות של השולח מתקבלות מיד על ידי המקלט.

אבל, בתקשורת הכתובה יש תמיד עיכוב. באופן כללי, אין הגבלת זמן קבוע עבור עיכוב זה.

מחזורים מוגבלים

מחזור התקשורת מורכב מארבעה יסודות תקשורת עיקריים: השולח, המסר יחד עם ערוץ התקשורת, המקלט והתגובה או התגובה. כמו קבלת ההודעה של ההודעה מתרחשת נדחים, מחזור של תקשורת בכתב מוגבל יותר.

עם זאת, בשל ההתקדמות החדשה בתקשורת ומידע, ערוצים רבים מאפשרים את השלב האחרון של מחזור (משוב או תגובה) להסתיים כמעט באותו זמן כמו תקשורת פנים אל פנים. דוגמה לכך היא שירותי העברת הודעות מיידיות.

מקום קטן עבור יתירות

הרשומה הכתובה מגבילה את האפשרות של יתירות. בתקשורת בעל פה, מחוות ואלמנטים paraverbal - כגון אינטונציה - תמיכה בשפה מילולית.

זה לא המקרה של תקשורת בכתב. לכן, רמת הביקושים גבוהה יותר, ואילצה את המנפיק להשתמש במילים ביתר דיוק.

למעשה, לתקשורת הכתובה יש ערך חברתי גבוה. הערכה זו יורדת עם החזרה של מילים ושימוש באותם תחומים תחביריים. כאן מקוריות ואפילו חדשנות פורמלית לנצח.

תכנון קודם

בדרך כלל, תקשורת כתובה אינה מעשה מאולתר. בעת כתיבת, לעתים קרובות, סדרה של תנאים או דרישות הוא פגש. ביניהן, אם מחפשים תקשורת יעילה, יש צורך להיות ברור לגבי התוכן של המסר כולו ואת הביטוי הפנימי שלה..

לשם כך, המנפיק חייב להיות ערכת ארגון טקסט. ככל שהטקסט מתקדם, כל מרכיבי ההודעה משורשרים עד לרעיונות רלוונטיים בעלי משמעות.  

סוגים

באשר לסוגי התקשורת הכתובה, ישנם מספר רב של תחומי הפעולה האנושית. בדרך זו, בכל פעם כמה (מברקים) להיעלם ואחרים מופיעים (דואר אלקטרוני, למשל). לאחר מכן, רק כמה מהם יתוארו.

מזכרים

תזכיר הוא אמצעי פופולרי של תקשורת פנימית פנימית בין חברי הארגון. זהו טופס מקוצר בצורת מכתב עם מינימום של אדיבות וגישה מיידית לנושא הספציפי של ההודעה.

בסוג זה של תקשורת בדרך כלל, יש פורמטים מראש. הכלל העיקרי להגשמה כוללים כתיבה נכונה וכבוד אישי והיררכי. צורת הכתיבה צריכה להיות ישירה וללא ידיעות מכל סוג שהוא.

דוחות

הדיווחים הם סוג אחר של תקשורת כתובה. הם יכולים לשמש למטרות מסחריות, חינוכיות, משפטיות או מדעיות.

בהתאם לאופי ולמטרה של הדו"ח, פורמטים שנקבעו מראש עשויים להתקיים. עם זאת, באופן כללי, דו"ח צריך להיות הקדמה קצרה, מטרות מפתח ותוצאות. 

במקרים מסוימים, גרפים וטבלאות כלולים כדי להקל על ההבנה של התוצאות. באותו אופן, דוחות רבים מכילים רשימה של המלצות.

חוברות

החוברות הן פרסומים שבהם חברות מציגות את מוצריהן ושירותיהן. הם פורסמו גם כדי לסייע לנציגי המכירות בביקוריהם ללקוחות.  

חברות לייצר חוברות בצורות וגדלים רבים. כמה חוברות הן גודל אותיות, בעוד שאחרות מקופלות בחצי או בשלושה חלקים.

מצד שני, הם מאופיינים על ידי היותם מאוד צבעוניים עם שפע של תמונות המוצרים העיקריים שלהם או שירותים. הטקסטים הם מעטים עם הרבה שטח ריק, כך החוברת ניתן לקרוא בקלות.

הודעות דוא"ל

הודעות דוא"ל הן, כיום, צורה נפוצה מאוד של תקשורת. הם משמשים כדי לשלוח מסמכים, לארגן פגישות, לאשר פגישות ולפנות מועמדים לעבודה. בנוסף, הם מועסקים לטיפול בעניינים אישיים.

למרות הפורמליות היחסית שלהם, הודעות דוא"ל חייבות לעקוב אחר נורמות קונבנציונאליות מסוימות. למטרות אלה, הפורמט שלו מקצה רווחים לשולח, לנמען, לנושא ולמקום שבו יש לכתוב את ההודעה.

גם אם הם משמשים למטרות לא מסחריות, ישנם מוסכמות מסוימות שיש לכבד כדי למנוע תגובות שליליות. ביניהם ניתן להזכיר את הכתיבה הנכונה של שמות ותארים, שימוש נכון בסימני פיסוק והקונפורמציה הנכונה של משפטים ופסקאות.

הצעות

ההצעות הן מסמכים המתארים פרויקטים עתידיים. בדרך כלל יש רק דף אחד או שניים. הם כוללים את העלויות הכרוכות של כל משימה ספציפית של הפרויקט.

עלויות אחרות שאינן ישירות לפרויקט יכולות להיכלל, בין היתר, בדפוס, בדואר ובדואר.

מכתבים

המכתבים הם אחד הצורות העתיקות ביותר של תקשורת כתובה. נושא המכתבים יכול להיות אישי או מסחרי. לפני הגעתם של טפסים אלקטרוניים, אלה היו אמצעי תקשורת פופולרי מאוד. כמו הודעות דוא"ל, צורות מפוכחות ומסרים תמציתיים שימשו מסחרית.

עם זאת, מכתבים אישיים הראו פחות קונבנציונליזם בכתיבתם. טיפולי הנימוס היו מינימליים. הפיתוח של הנושא היה בנוחיות בין השולח לבין מקלט ההודעה. מספר הדפים הוגבל על ידי הקיבולת של שניהם. בהדרגה, אלה הוחלפו במסרים אלקטרוניים.    

מברקים

המברק הוא גרסה קצרה ופשוטה של ​​מכתב. כאן נוסחאות האדיבות נשמרות למינימום ולפעמים מושמטות. הטקסט של ההודעה נכתב להשמיט את המספר הגדול ביותר של מילים ולשמור על המינימום הדרוש כדי הגיוני.

כמו כן, צורות של אדיבות היו בדרך כלל סטנדרטים סטנדרטיים וקיצורים (מר למר, גברת, עבור גברת ואחרים דומים). כמו במכתבים, השימוש שלהם הולך ופוחת עם קידום התקשורת האלקטרונית.

פקסים

זו היתה הדרך החלוצית להעברת מסרים שנכתבה בצורה אלקטרונית. למרות שכתיבתה וקריאתה נעשו על גבי נייר כתוב, התמסורת נעשתה בצורה אלקטרונית. השימוש בו ירד בשל השימוש הגובר בתקשורת האלקטרונית.

אלמנטים של תקשורת כתובה

באופן כללי, זה נחשב כי שלושת המרכיבים העיקריים של תקשורת בכתב הם מבנה (טופס תוכן), סגנון (כתיבה) ותוכן (נושא).

לגבי המבנה, זה עוזר לקוראים להבין את הנושא. לכן מומלץ להבהיר את המטרות לפני שתתחיל לכתוב.

ביחס לסגנון, זה קשור למנפיק במקרה הראשון. עם זאת, חשוב גם לקחת בחשבון את מקבלי החומר שנכתב. לפעמים, השימוש במשפטים או פסקאות קצרות נדרש, עם אוצר מילים פשוט. לפעמים, המסר צריך להיות קצת יותר מפורט.

לבסוף, לגבי הנושא, זה יכול להיות מגוון רחב. כל תחומי האינטראקציה האנושית יכולים להיות מושא של תקשורת כתובה. זה כולל נושאים מדעיים אישיים, באמצעות חוקים ונהלים.

יתרונות

קביעות בזמן

תקשורת כתובה היא אמצעי מידע קבוע. לכן, זה שימושי כאשר לשמור רשומות נדרש. באותו אופן, חשוב מאוד במשלחת הנכונה של האחריות ובהגדרת הנורמות והנהלים. מצד שני, זה מאפשר שאילתה חוזרת של הודעות.

מנגנון בקרה

הודות לאפשרות של קביעות בזמן, תקשורת הכתובה היא אידיאלית ככלי בקרה. גיליונות בקרה או תוצאות, חוקים, הסכמים, בין היתר, הם המסמכים המעובדים בדרך כלל באמצעות מצב תקשורת זה.

שימור

לתקשורת הכתובה יש רמה גבוהה של שימור. זה מאפשר לו להיות בטוח ומתמשך. ההתקדמות הטכנולוגית עשתה אמצעים נוספים לשימור המידע. עם זאת, עד כה, המסמך שנכתב במקור נשאר ההוכחה הסופית לקיומה ומקוריותה.

רמה גבוהה יותר רפלקטיבית

אנשים המשתמשים במדיום זה משקפים ביעילות לפני הכתיבה. פעולה של כתיבת הודעה תמיד קדמה תהליך של חשיבה והגדרת מה שאתה רוצה להביע. אפילו הכתיבה עצמה היא תהליך של השתקפות. לכן, מצב תקשורת זה אידיאלי להעברת דיוק ודיוק.

פחות אפשרות של עיוות ופרשנות

במסרים המועברים באמצעות תקשורת כתובה, יש פחות אפשרות של עיוות. במערכת תקשורת זו המידע נרשם לצמיתות וניתן לאמת אותו בכל עת. לכן, יש פחות אפשרות של עיוות או שינוי של מידע.

מצד שני, יש פחות סיכוי לפרש מסרים מוטעים. במקרה של ספק, ניתן לקרוא את הקריאה פעמים רבות ככל שיידרש עד להשגת הבנה מלאה.

כמו כן, מהירות הקריאה או הקריאה מחדש יכולה להיות מותאמת לרמת ההבנה של מקלט ההודעה. בדרך זו, ניתן להבטיח שאם הן השולח והן המקלט יטפלו באותם קודים, ההודעה תגיע בהתאם לרצוי.

חסרונות

עלויות

תקשורת כתובה אינה כלכלית. יש עלויות הקשורות החומר (נייר ודיו, בין היתר) ואת העבודה המשמש לכתוב ולספק את הכתבים. עלויות אלה עשויות לעלות בהתאם למרחק הפיזי בין השולח לבין המקלט.

היכולת להבין ביעילות

השימוש בתקשורת הכתובה ראוי לכישורים ולמיומנות רבה בשימוש בשפה ובאוצר מילים. העדר הכישורים הכתיבה והאיכות הירודה של הטקסטים משפיעים לרעה על המסר ומכניסים את ההבנה האפקטיבית שלהם לסיכון.

משוב

המשוב של ההודעה בתקשורת הכתובה אינו מיידי. בסוג זה של תקשורת, תהליך קידוד ופענוח הוא איטי.

בהתאם לקוד שבו נעשה שימוש, ההבנה עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי. בכל מקרה, המשוב הוא בנוחות של מקבל ההודעה, לא את המנפיק.

קושי להביע רגשיות  

בהיותו אמצעי רפלקטיבי, קשה יותר לבטא רגשנות בתקשורת הכתובה. למעשה, משוררים ואמנים המשתמשים במדיום זה כדי להביע יופי ורגשות, להשתמש בטכניקות שקשה להשתמש בהן. לפעמים הם מצליחים, אבל באחרים הם אינם ממלאים את המטרה של העברת הרגשות של האמנית.

סוג זה של תקשורת ידוע בתור קר, לא אישי ו בניגוד עם צורות אחרות של תקשורת שיכולה לכלול תכונות מילולית ו gestural. מסיבה זו הוא משמש לעתים קרובות יותר בהעברת מידע שבו דיוק העובדות הוא חשוב.

קבלה מושהית או לא בטוחה

שיטת התקשורת הכתובה מעכבת את האישור המיידי של קבלת ההודעה. במקרים מסוימים, אפילו, לא ניתן לקבוע אם ההודעה הגיעה לנמען המיועד.

חוסר גמישות

העדר גמישות הוא עוד אחד החסרונות של תקשורת כתובה. לאחר הודעה מקורית כבר הוציא, אין אפשרות של תיקון תוכן מהיר.

כל שינוי שנדרש חייב להיות מובטח על ידי הנמען של ההודעה. כמו כן, כל תיקון שנעשה, אפילו חלקי, משפיע על המסר כולו.

הפניות

1. Inc (s / f). תקשורת כתובה לקוח מתוך inc.com.
2. סגל, מ. ק. (2008). תקשורת עסקית ניו דלהי: Excel ספרים בהודו.
3. Cabrera, A. ו Pelayo, N. (2001). שפה ותקשורת קאראקאס: הלאומי /.
4. Bolaños, B. (1996). תקשורת כתובה. סן חוזה: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 בספטמבר). סוגים של תקשורת עסקית בכתב. נלקח מ bizfluent.com.
6. סקול (2017, 07 בפברואר). שלושת המרכיבים העיקריים לתקשורת הכתובה. נלקח מתוך.   
7. MSG (s / f). תקשורת כתובה - משמעות, יתרונות וחסרונות. נלקח מן managementstudyguide.com.
8. תקשורת עסקית. (s / f). יתרונות וחסרונות של תקשורת כתובה. נלקח מן thebusinesscommunication.com.
9. תקשורת עסקית. (s / f). החסרונות של תקשורת בכתב בעסקים. נלקח מ bizcommunicationcoach.com.