שלבי ניהול הפרויקט, מטרות, הטבות ודוגמאות

ה ניהול פרויקטים היא לקיים את התרגיל של הפעלת, תכנון, ביצוע, שליטה וסגירה של עבודת צוות על מנת לספק סיבות קונקרטיות של הצלחה ולהשיג מטרות ספציפיות בזמן המיועד. לכן, הוא יישום של מיומנויות, טכניקות, ידע וכלים לתכנת פעילויות העונות על הדרישות של הפרויקט.

פרויקט הוא עבודה חולפת שמטרתה ליצור תוצאה ייחודית, שירות או מוצר, עם התחלה וסוף מוגדרים, הנעשית על מנת להשיג מטרות ויעדים מרשימים, בדרך כלל להשיג ערך מוסף או שינוי מועיל.

האיכות הזמנית של הפרויקטים חולקת על הפעילות השגרתית של העסק, שהן פעילויות איטרטיביות פשוטות, קבועות למחצה או קבועות, כדי לייצר שירותים או מוצרים.

אין צורך בתהליך לניהול פרויקטים יכול לגרום לאיבוד זמן, הפסד של כסף וביצועים ירודים.

אינדקס

• 1 כלי רב עוצמה
• 2 שלבים
  • 2.1 ייזום
  • 2.2 תכנון
  • 2.3 ביצוע
  • 2.4 תיעוד הפרויקט
  • 2.5 ניטור ובקרה
  • 2.6 סגירה
• 3 מטרות
  • 3.1 בהצלחה לפתח את שלבי הפרויקט
  • 3.2 לתקשר ביעילות
  • 3.3 להשיג את המטרה העיקרית של הפרויקט
  • 3.4 לייצר פרויקט העומד ביעדי הלקוח
• 4 יתרונות
  • 4.1 יעילות גדולה יותר במתן שירותים
  • 4.2 שביעות רצון הלקוחות
  • 4.3 יעילות גדולה יותר במתן שירותים
  • 4.4 משפר את הצמיחה והתפתחות בתוך הצוות
  • 4.5 גמישות רבה יותר
  • 4.6 עליה בהערכת הסיכונים
• 5 דוגמאות
  • 5.1
  • 5.2 בנק רויאל
• 6 הפניות

כלי רב עוצמה

ניהול פרויקטים הוא כלי עסקי רב עוצמה שיכול להציע יתרונות רבים לחברות מכל הגדלים. מספק תהליכים, קווים מנחים וכן טכניקות לשחזור כדי לעזור לנהל את האנשים ואת העבודה הכרוכה בפרויקטים.

זה יכול להגדיל את סיכויי ההצלחה לעזור לספק פרויקטים באופן עקבי, ביעילות, בזמן ובתקציב.

על ידי יישום אסטרטגיות בסיסיות לניהול פרויקטים, המטרות הרצויות יושגו ויעדים אלו יושגו בתוך תחום זמן ועלות ספציפיים..

התוצאה הסופית היא שכולם ינצחו, ולכן יכול להיות היתרון הטוב ביותר של כל ניהול הפרויקט.

שלבים

ייזום

שלב ההתחלה קובע את אופי הפרויקט והיקפו. אתה צריך להבין את הסביבה העסקית וגם להבטיח את הפקדים הדרושים משולבים בפרויקט.

מסמכי ייזום הפרויקט הם סדרה של תקצירים המשמשים ליצירת תקנות לכל אורך הפרויקט. אלה כוללים:

- הצעת הפרויקט: הרעיון מאחורי הפרויקט, המטרה הכללית, משך.

- היקף הפרוייקט: כיוון ופיקוח על הפרויקט.

- מבנה עבודה מופרד: קנה המידה של העבודה, עד למשימות היומיומיות.

- מטריצה ​​של הקצאת אחריות: תפקידים ואחריות בקנה אחד עם התוצאות.

- ניתוח צרכים עסקיים ודרישות נגד מטרות ניתנות למדידה.

- סקירת הפעילות השוטפת.

- אמנת הפרוייקט, כולל עלויות, משימות, תוצרים ומוצרי זמן.

תכנון

המטרה העיקרית היא לתכנן כראוי את הזמן, העלויות והמשאבים כדי להעריך את העבודה הנדרשת ובכך לנהל את הסיכון באופן יעיל במהלך ביצוע הפרויקט. זה מורכב של קביעת המתודולוגיה כדי לעקוב אחר ניהול של פרויקטים.

- זיהוי תוצרים וליצור מבני עבודה שבורים.

- לזהות את הפעילויות הדרושות כדי להשלים את התוצרים הללו ובכך לחבר את הפעילויות האלה ברצף הגיוני.

- להעריך את דרישת המשאבים עבור פעילויות.

- להעריך את הזמן ואת העלות של פעילויות.

- פיתוח לוח הזמנים והתקציב.

- תכנון סיכונים.

- לקבל אישור רשמי להתחיל לעבוד.

ביצוע

במהלך הביצוע, עליך לדעת מה הם מועדים מתוכננים כי יש לבצע. שלב הביצוע מבטיח כי התוצרים של תוכנית ניהול הפרויקט נעשים בהתאם.

שלב זה כולל הקצאה, תיאום וניהול הולם של משאבי אנוש וכל משאב אחר, כגון חומרים ותקציבים. התוצאה של שלב זה היא התוצרים של הפרויקט.

תיעוד הפרויקט

כדי לשמור על התקציב, ההיקף, האפקטיביות וגם הקצב, הפרויקט חייב להיות מסמכים פיזיים הקשורים לכל משימה ספציפית.

עם התיעוד הנכון, קל לראות אם הדרישות של הפרויקט הם נפגשו או לא. התיעוד מספק מידע על מה שכבר הושלם עבור פרוייקט זה.

אם נעשה כראוי, התיעוד יכול להיות עמוד השדרה של ההצלחה של הפרויקט.

ניטור ובקרה

הוא מורכב מהתהליכים המתבצעים על מנת לבחון את ביצוע הפרויקט, על מנת לזהות בעיות פוטנציאליות בזמן ובצעדים מתקנים ניתן לנקוט בעת הצורך, כדי לשלוט על ביצוע הפרויקט.

הביצועים של הפרויקט נצפו ונמדדו על מנת לזהות שינויים בתוכנית ניהול הפרויקטים.

כמו כן הוא מספק משוב בין השלבים השונים של הפרויקט, על מנת ליישם פעולות מנע או מתקנות על מנת לעמוד בתכנית ניהול הפרויקט.

סוגר

הוא כולל את ההשלמה הפורמלית של הפרויקט ואת קבלתו. הפעילות הניהולית כוללת תיעוד של לקחים. הוא כולל השלמת כל הפעילויות של מערכת שלמה של תהליכים כדי לסגור את הפרויקט באופן רשמי.

הסקירה לאחר הביצוע נכללת גם בשלב זה. זהו שלב חיוני עבור צוות הפרויקט ללמוד מן החוויות וליישם אותו בפרויקטים עתידיים.

הדברים שעבדו טוב צריך להיות ציין בפרויקט ואת הדברים שלא פעלו צריך להיות מנותח על מנת להפיק לקחים.

מטרות

מטרת הפרויקט היא לבצע פרויקט יסודי העומד ביעדי הלקוח.

בהצלחה לפתח את שלבי הפרויקט

פרויקט, ללא קשר לגודלו, כולל בדרך כלל חמישה שלבים נפרדים בעלי חשיבות שווה: ייזום, תכנון, ביצוע, ניטור ובקרה, סגירה.

הפיתוח וההוצאה לפועל ללא בעיות וללא הפרעות בכל השלבים הקודמים מבטיחים את הצלחת הפרויקט.

לתקשר ביעילות

יש תמיד לזכור כי הצלחתו או כישלונו של פרויקט תלויים במידה רבה בעבודת צוות. לכן, המפתח להצלחה הוא תמיד שיתוף פעולה.

לשם כך, הקמת תקשורת טובה היא בעלת חשיבות רבה. מצד אחד, המידע צריך להיות מפורש בצורה ברורה ומלאה, כך שכולם מבינים את זה במלואו. מצד שני, אתה חייב להיות מסוגל להקשיב ולקבל הערות בונה.

להשיג את המטרה העיקרית של הפרויקט

המטרה העיקרית של הפרויקט חייבת להיות מושלמת בתוך זמן משוער, עם האיכות הצפויה ובתוך התקציב נחשב.

מיטוב התשומות הדרושות שהוקצו ויישומן כדי לעמוד ביעדים שהוגדרו מראש של הפרויקט הוא נושא שבו תמיד יש מקום לשיפור.

כל התהליכים והנהלים ניתנים לתיקון ולעדכון על מנת לשפר את הקיימות של הפרויקט וגם להנחות את הצוות בתהליך של שינוי אסטרטגי.

הפק פרוייקט אשר עוקב אחר מטרות הלקוח

משמעות הדבר היא שחזון הלקוח צריך לטפל ולהעלות רפורמה, או לשאת ולתת איתם ביחס ליעדי הפרויקט, על מנת להפוך אותם ליעדים אפשריים..

סיפוק ציפיות הלקוחות ושמירתן מאושרות לא רק מוביל לשיתוף פעולה מוצלח, אשר יכול לסייע בהפחתת הפתעות במהלך ביצוע הפרויקט, אך גם מבטיח הקיימות בעתיד.

הטבות

היתרון העיקרי של ניהול פרויקטים הוא שזה עוזר לנהל פרויקטים ביעילות. זה מאפשר לפתור בעיות מהר יותר.

יעילות רבה יותר במתן שירותים

ניהול הפרוייקט מספק מפת דרכים בקלות בעקבותיו ומוביל להשלמת הפרויקט. אחרי שאתה יודע איפה להימנע מהמורות, זה הגיוני לחשוב שאתה יעבוד בצורה חכמה ויעילה יותר.

שביעות רצון הלקוחות

כאשר הפרויקט הושלם בזמן ומתקציב נמוך, הלקוח משאיר מאושר. וגם לקוח מאושר הוא מישהו ייראה שוב.

ניהול פרויקטים חכם מספק את הכלים המאפשרים להמשיך את הקשר בין לקוח / מנהל מערכת.

יעילות רבה יותר במתן שירותים

אותן אסטרטגיות שאיפשרו את ההשלמה המוצלחת של הפרויקט ישרתו פעמים רבות גם בפרויקטים אחרים.

משפר את הצמיחה ואת הפיתוח בתוך הצוות

תוצאות חיוביות לא רק ליצור כבוד, אבל לעתים קרובות לעורר את צוות הפרויקט להמשיך לחפש דרכים לבצע ביעילות רבה יותר.

גמישות רבה יותר

אולי אחד היתרונות הגדולים ביותר של ניהול הפרויקט היא שהיא מאפשרת גמישות. ניהול בטוח של הפרויקט מאפשר לעקוב אחר האסטרטגיה שאתה רוצה לבצע כך הפרויקט הושלמה.

עם זאת, היופי של ארגון כזה הוא שאם אתה מגלה נתיב חכם יותר לקחת, אתה יכול לקחת את זה. עבור חברות קטנות ובינוניות רבות, רק זה שווה את מחיר הכניסה.

הערכת סיכונים מוגברת

כאשר כל השחקנים מיושרים האסטרטגיה היא במקום, סיכונים פוטנציאליים לסטור.

ניהול הפרויקט מספק דגל אדום בזמן הנכון: לפני תחילת העבודה על השלמת הפרויקט.

דוגמאות

אמריקן איירליינס

המיזוג של אמריקן איירליינס עם US Airways יצר חפיפה בטכנולוגיה ובתוכניות. הם ידעו שגיליונות אלקטרוניים אינם מספיקים לניהול משאבים ופרויקטים מורכבים.

כדי לקבל נראות לתוך סולם העדיפויות הרחב יותר העולמי, הם החלו להשתמש בניהול פרויקטים עבור כניסה צוות, ניהול משאבים ותכנון קיבולת..

כתוצאה מכך, החברה עברה מ capitalizing את עבודתה על טכנולוגיית המידע מ 10% ל -20%. זה שווה השפעה חיובית נטו של כמה מיליוני דולרים במאזן שלה.

עכשיו, יש להם גישה למידע אמין יותר וטוב יותר כדי לקבל החלטות קריטיות לגבי פרויקטים ומשאבים.

בנק רויאל

הבנק המלכותי של סקוטלנד צריך ליישם נתונים עקביים ואמינים כדי להודיע ​​על החלטות פיננסיות ומשאבים. לכן, הם בחרו ניהול פרויקטים כדי להגביר את העקביות. אז הם הוציאו 35 מערכות מדור קודם, יותר מ -50 כלים שפותחו על ידי משתמשים ומאות גיליונות אלקטרוניים.

עם הנתונים בפורמטים שונים ומאות פרויקטים המנוהלים על ידי מערכות שונות, הם רצו לשלוט בנתונים שלהם כדי לראות את תיק הלקוחות שלהם בצורה ברורה יותר.

בתוך שנים עשר חודשים הם הצליחו למלא את העסק שלהם במקרה להשיג תשואה על ההשקעה. לאורך הדרך, הם שיפרו את השקיפות ואת עלויות מופחת בכל יחידה עסקית.

הפניות

1. ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית (2019). ניהול פרויקטים מתוך: en.wikipedia.org.
2. מכון ניהול פרויקטים (2019). מה זה ניהול פרויקטים? נלקח מ: pmi.org.
3. קלריזן (2018). מהן מטרות ניהול הפרויקטים? נלקח מ: clarizen.com.
4. NI עסקים (2019). יתרונותיו של ניהול פרויקטים. נלקח מ: nibusinessinfo.co.uk.
5. גארי פיקרילו (2019). למעלה 10 היתרונות של ניהול פרויקטים. ניהול רכזת מוארת. נלקח מ: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 העולם האמיתי מוצלח ניהול פרויקטים דוגמאות. בלוג Planview. נלקח מ: blog.planview.com.