שתף:
12 החשוב ביותר שולטים Office פונקציות
ה פונקציות משרדיות שולט הן פעולות המינהליות אשר אנשי החברה, הארגון או המוסד יבינו, ויש צורך בהפעלתם. אם הם נעשים ביעילות, התוצאות יהיו הרבה יותר טוב אם הם נעשים גרוע.
עבודה זו, בדרך כלל, יש לוח זמנים קבוע מיום שני עד יום שישי שמתחיל בשעה 8 או 9 בבוקר. והיא נמשכת עד 4 או 5 בערב, אם כי זה משתנה בהתאם למדינות או לאזורים.
רוב העבודה במשרדים דורשת מיומנויות בסיסיות כגון: תקשורת אוראלית שוטפת, יכולת כתיבה, קובץ וניסיון מסוים בציוד משרדי כגון מחשבים, מכונות צילום וכו '..
בהתאם לרמת המיקום או האחריות להניח, זה דורש כי אדם יש טכנית, האוניברסיטה או הרביעית חינוך.
10 הפונקציות העיקריות של המשרד השולט
1- תכנון
זוהי המשימה הראשונה והחשובה ביותר, שכן היא מגדירה כיצד שיטות ומבנים ארגוניים יכולים לתרום לתוכנית העסקית.
ישנם כלים טכנולוגיים המסייעים באותן שיטות אלו להתממש במשימות שהופצו בין חברי הצוות, אבל רק תכנון טוב יכול להבטיח שכל דבר נגמר להוסיף את המטרה העסקית.
לתכנון כללי יש צורך בחזון עסקי ברור וברמה היררכית מסוימת, אך על כל חבר צוות לתכנן את עבודתו כך שיוכלו לעמוד ביעדים שנקבעו ובמועדים..
2 תמלול ו / או כתיבת דוחות
משימה שמדי יום מעסיקה את הזמן שעובד במשרד היא הכתיבה, בכל תמיכה, של דיווחים התומכים או מפרטים את תפקידיהם או המשמשים להסביר בין שאר חבריהם את הפרטים (רקע, התקדמות, תוצאות, מקצוענים ו חסרונות וכו '), של פרויקט מסוים.
כתבים אלה משמשים גם תיעוד של פעילות הארגון אליו שייך המשרד, לביקורות או ביקורות עתידיות.
3. להשתתף בפגישות
הם מפגשים בין חברי צוות עבודה שבו מוחלפים רעיונות על הפרויקטים הנוכחיים, הצעות חדשות חשופות, מצגות, דוחות או דוחות משותפים.
בדרך כלל יש להם מטרה ליישר את כל הנוכחים בכיוון של השגת מטרה משותפת, הקצאת תפקידים, משימות ומועדים לכל אחד. הם משמשים גם לפתרון בעיות שעשויות להתעורר בביצועים של משימות.
הם נוטים להיות תדירות, משך דינמיקה מוגדרת מאוד. כמו כן, מה שנדון בהם נרשם בדרך כלל דקות או דקות בארכיון.
4 תזמון פגישות
זה על תיאום סדר היום של כל האנשים שצריכים להיות בפגישה בצורה כזו שהם יכולים לחפוף במקום ובזמן ספציפיים.
זוהי משימה שיכולה להיות מכריע, כך להסתמך על הטכנולוגיה יכולה להיות רעיון טוב. ישנם יישומים, כגון ScheduleOnce, המאפשרים פגישות פגישות באופן אוטומטי, ומאפשר לאורחים לראות את התאריכים הזמינים ולבחור לוח זמנים שמתאים להם..
5. בדוק את הדוא"ל של החברה
זוהי משימה שיכולה לקחת די הרבה זמן. דו"ח אדובי שפורסם ב -2016, אשר נבע מסקר של יותר מאלף עובדים, מגלה שאנו מוציאים בממוצע 20.5 שעות בשבוע, בודקים את הדוא"ל שלנו בעבודה.
מיין, קורא ומענה להודעות דוא"ל, הוא צורה נפוצה מאוד של תקשורת ומאפשר החלפת קבצים והופעות הקשורים לפרויקט או תהליך ארגוני.
למרות שחברות מחפשות תמיד צורות יעילות יותר של ניהול דוא"ל, יש גם יישומים כגון התוויות החכמות של Gmail..
דרך נוספת לייעל את המשימה היא לשלב תבניות דוא"ל סטנדרטיות, או טקסטים שניתן לשלוח עם שינויים מינימליים לנמענים שונים בהזדמנויות שונות..
ניהול כספים
במשימה זו יש להבטיח כי הכסף ממלא את מחזור החיים שלה ברכישה ובמכירה של מוצרים ושירותים; כי כל החשבוניות נשלחות, רשום, שילם ושלח. כמובן שיש משרדים שבהם הם מוקדשים רק לזה.
פעילות זו כוללת גם שמירה על החשבונות הכספיים והמסמכים המשפטיים המעודכנים באופן שאין כל בעיה במסגרת המשפטית הנוגעת לארגון הנדון.
7- לוגיסטיקה
פונקציה זו מבטיחה שכל הסחורות הקשורות לעבודתה של החברה מועברות אל ומחסנים ולקוחות. זה כולל גם עושה את הקישור עם הספקים כדי לקבל חומרי גלם לייצור מוצרים חדשים.
המטרה של פונקציה זו היא להבטיח כי לחברה יש את כל הדרוש כדי לשמור על הייצור של טוב או שירות שהיא משווקת.
8 - שיחה
במשרד נדרש גם לענות לטלפון, שכן הוא אמצעי תקשורת עם לקוחות, ספקים ובין עמיתים לעבודה.
למרות שזה נראה משימה פשוטה, זה דורש פרוטוקול מסוים שכן זה יכול להיות קול כי מישהו מחוץ לחברה מקשר עם התמונה של זה. לכן, חשוב לכבד את כללי הנימוס, לשמור על נימוס מוסדי, למתן את עוצמת הקול ואת אוצר המילים המשמש.
עובדה חשובה נוספת, שלפעמים מתעלמים ממנה בעת ביצוע הפונקציה הזו, היא לרשום כמה שיותר נתונים של האדם בצד השני של הטלפון; זה יהיה להאכיל את מסד הנתונים של החברה ומאפשר לך מעקב נכון על הנושא שנדון במהלך שיחת הטלפון.
- ארגון הארכיונים
רוב המשימות המתבצעות במשרד יוצרות מספר מסמכים: חשבוניות, הערות, דקות, דקות, דוחות מכירות וכו '..
בדיגיטלית או על הנייר, זהו כמות של מידע המחייב שמישהו יהיה אחראי על קיטלוג, ארכיב ושמירה על פי רמת החשיבות של העסק..
דווקא הנקודה האחרונה, זו של הגנת המידע, היא נושא שהפך לכאבי ראש של ארגונים רבים, כך שכלי עבודה, פרוטוקולים ונהלים רבים מתעוררים, המספקים אבטחה בארכוב והעברת מידע. רגישים בארגון.
במקרים מסוימים נעשה שימוש בכוננים קשיחים חיצוניים, בעוד שבמקרים אחרים יש שרתים מיוחדים עבור מקרים אלה או פלטפורמות אחסון בענן כגון Microsoft OneDrive, כונן Google או Apple iCloud.
10 - הפצה של דואר החברה
משימה שלמרות שלא דורשת הכשרה אקדמית גבוהה מאוד, דורשת ארגון טוב, אחריות ותחושת דחיפות, היא חלוקת התכתובת בתוך המשרד.
רישום של עיצוב כלשהו, כרטיס האשראי שהבנק שולח, חשבוניות של ספק או מכתב תגובה של גוף ממשלתי, הן חלק מהמסמכים שכל עובד יכול להמתין עליהם ואשר תהליכים רבים אחרים עשויים להיות תלויים בהם. של החברה.
11 - שירות לקוחות
פונקציה זו היא לסייע פיזית ללקוחות עם שאלות או תלונות על המוצרים או השירותים המוצעים על ידי החברה.
דפוס והעתקה של מסמכים
הוא כולל הדפסת המסמכים שיש לשמור בהם פיזית או ליצור עותקים של אלה שיש לשמור בהם או להישלח לעובדי החברה.
הפניות
- אודרה ביאנקה (s / f). ייעוץ ארגוני ותכנון. מקור: Smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 משימות Office שאתה יכול וצריך להפוך. מקור: www.sba.gov.
- Dewei קייטלין (2016). כמה שעות של החיים שלך היית על דוא"ל עבודה? נסה את המחשבון המדכא שלנו. מקור:.
- לורי ריבס. רשימת משרות עבודה במשרד. מאוחזר מ: work.chron.com.
- מה עושה עוזר במשרד. מאוחזר מ- learn.org.
- מה בדיוק עושים אנשים בעבודות משרד. מקור: reddit.com.