המשרד בעולם העסקי פונקציות, ציוד וחומר

ה המשרד בעולם העסקים מייצג את החלק של החברה שבו הנתונים שהתקבלו והונפקו מעובדים, על מנת לספק את המידע הנדרש על ידי הארגון לפיתוח תקין של פעילותה או פעילויות.

חשיבותה ניתנת משום שכל חברה שמייצרת מוצרים או שירותים, תהא אשר תהיה הסניף שבו היא מתמחה, זקוקה לקבוצת אנשים שמנהלת את התפעול ומנהלת את התפקידים המינהליים האחרים. רוב האנשים האלה עובדים במשרדים.

מספר העובדים במשרד יכול להשתנות, אבל כל הארגונים, ללא קשר לסוג שלהם או גודל, צריך עובדי המשרד כדי לטפל במשימות היומיום. עובדי המשרד מטפלים בהיבטים שונים של החברה.

היבטים אלה כוללים חשבונאות, טקסט ועיבוד נתונים, תקשורת ופעילויות אחרות. הם נדרשים בכל מגזרי המשק, החל בייצור ועד לתחבורה. 

הטכנולוגיה עושה תרומה בסיסית במשרד: מאפשר כמות גדולה יותר של עבודה להיעשות בתקופה קצרה יותר.

אינדקס

• 1 פונקציות
• ציוד וחומרים
  • 2.1 מערכת טלפון מסחרית וטלפונים שולחניים
  • 2.2 מחשבים
  • 2.3 רשת מחשבים וחיבור לאינטרנט
  • 2.4 מדפסות רב תכליתיות
  • 2.5 מגרסות נייר
  • 2.6 מכונות צילום
  • 2.7 מקרן וידאו ומסכים
  • 2.8 ציוד לסוחרים
  • 2.9 ריהוט
  • ציוד משרדי ואספקה
• 3 דוגמאות למשרות במשרד
  • 3.1 כותבים / עורכי אתרים ועיתונים 
  • 3.2 פקידים
  • 3.3 רואי חשבון
  • 3.4 מנהלים
  • 3.5 שיחה מוקד טלפוני
• 4 הפניות

פונקציות

- השירותים החשובים הניתנים על ידי המשרד כוללים שירותי ניהול ושירותים אחרים למחלקות האחרות בארגון, אשר אינם יכולים לתפקד ללא המשרד.

- המשרד הוא חשוב בארגון כמו המוח בגוף האדם. לכן, המשרד הוא המוח של החברה. היא אוספת מידע ממקורות פנימיים וחיצוניים שונים, רושמת אותו, מארגנת אותו ומנתחת אותו על מנת להפוך אותו לזמין לניהול. כל מיני מידע, הן בעבר והן בהווה, זמין במשרד.

- המשרד משמש גם כמתווך. לחבר את העולם החיצון עם המחלקות השונות ולהיפך. כל הזמנות המכירה מתקבלות דרך המשרד. חיבור הארגון עם לקוחות, ספקים, הממשלה והציבור הרחב. יחסי הציבור חשובים מאוד במשרדים המודרניים.

- זהו הלב של כל הפעילות העסקית; זה כמו מרכז עצבי מינהלי. מן המשרד מפיץ מידע על רכישות, מכירות, כספים ותקשורת.

- זהו מרכז שליטה; זה האמצעי של מדיניות החברה לנקוט פעולה. כאשר העסק גדל, כל מנהיג הוא האציל כוח לבצע החלטות משלהם ופעולות. לכן, כל מחלקה תהיה למשרד משלה, כדי להקל על ניהול כדי לתאר את תוכניותיה ומדיניות.

כמה פעולות מפתח המתבצעות במשרדים הן:

• מפגשים.
• תשומת לב.
• מסכים את האסטרטגיה של החברה.
• יעדים מוסכמים.
• ארגון קבצים פיזיים ומחשבים.
• שירות לקוחות.
• הדפסה והעתקה של מסמכים.

ציוד וחומרים

ציוד משרדי התפתח לאפשר אוטומציה גדולה יותר. אוטומציה של משרד פירושו שימוש במכונות לביצוע משימות חוזרות ומייגעות שאנשים נהגו לעשות. צוותים גם לעזור לעובדים לעשות את עבודתם במהירות וביעילות.

בין הציוד שאנחנו יכולים למצוא במשרד הם:

מערכת טלפון מסחרית וטלפונים שולחניים

הם האמצעים העיקריים המשמשים לתקשורת ישירה עם לקוחות וספקים.

מחשבים

כדי לעבד את המידע, שהוא כרגע הנשמה של כל משרד. הם גם חיוניים לתקשורת, הודות לדוא"ל.

רשת מחשבים וחיבור לאינטרנט

אם המידע הוא נשמתה של החברה, רשתות המחשוב הן העורקים המפעילים את המידע הזה בכל תחומי העסקים. Ethernet הכבלים, נתבים מודם נדרשים כדי לחבר את הרשת המקומית לאינטרנט.

מדפסות רב תכליתיות

כאשר המידע הוא דיגיטלי, אנחנו רוצים להדפיס אותו, ואם הוא מודפס, אנחנו רוצים לסרוק את זה. מצד שני, אנחנו רוצים לקבל אותו או לשלוח אותו בפקס. צוותים אלה עושים הכל.

מגרסות נייר

בעת יצירת נייר מודפס, פעמים רבות אתה צריך להרוס אותו. המשרד אחראי על המידע שיש לו.

מכונות צילום

יסודות להכנת עותקים של מסמכים.

מקרני וידאו ומסכים

משמש להצגות בחדר הישיבות.

ציוד לסוחרים

מכונות מכירה וקופות רושמות.

ריהוט

בתוך הרהיטים במשרד ניתן למצוא את הדברים הבאים:

• כסאות
• שולחנות
• כדים
• ארונות קבצים
• שטיחים
• שולחנות פגישה

ציוד משרדי ואספקה

חלק מהחומרים והאספקה ​​הדרושים להפעלת המשרד הם:

- גליונות של נייר לבן: משמש להדפסה וצילום, לכתיבת הערות קטנות ולמצגות על לוחיות.

- נייר רול: נייר תרמי לפקס, קלטת תווית, נייר לנקודת מכירה.

- טפסים מודפסים מראש: חשבוניות, החזרי מס, קבלות תשלום, לוחות שנה.

- תוויות ונייר דבק: תוויות עבור תיקיות, תוויות מחיר והערות.

- חומרים מתכלים להדפסה: מחסניות דיו ומחסניות טונר.

- אמצעי אחסון ניידים: מקלות USB וכרטיסי זיכרון.

- מחברים מכניים: מהדקים לנייר ופרפר, סיכות.

- מחברים כימיים: דבק שקוף, דבק.

- ניקוי פריטים: מגבים, פחי, מיחזור מיכלים, מטאטאים, סבון, מטהרי אוויר, חומרי חיטוי, מגבות נייר ונייר טואלט.

- מכונות קטנות: אגרופים נייר, מהדקים, grappers, חותמות גומי, מכונות מספור ו מחדד עיפרון.

- אחסון פיזי: תיקיות, מעטפות, קופסאות, מדפים ומארגני שולחן.

- חומרי כתיבה ומגיהים: עפרונות, עטים, סמנים, קלטות תיקון, נוזל תיקון ומחקים.

דוגמאות למשרות במשרד

סופרים / עורכים באתרי אינטרנט ובעיתונות 

סופרים ועורכים, בין אם הם שייכים לצוות העבודה או לעבודה מהבית, לעבוד במשרד. סופרים ליצור תוכן עבור פרסומים להדפיס, דפי אינטרנט ובלוגים. העורכים מתקנים את התוכן שנכתב.

פקידת קבלה

פקידת קבלה פועלת במשרד המקבל לקוחות וספקים, כותבת מיילים, עונה לשיחות טלפון, לוקחת הודעות, שולחת הודעות דוא"ל, מתקשרת שיחות טלפון לעובדים ולתיקים ספציפיים.

על נציג שירות הלקוחות להיות מודע היטב לעסק שעליו הוא עובד, וכן על המוצרים והשירותים שלו, על מנת לסייע ללקוחות. עליך לענות לשיחות ולמיילים, לקבל הזמנות ולהנפיק החזרים כספיים.

רואי חשבון

רואי חשבון או רואי חשבון עובדים בסביבה משרדית. תפקידיהם כוללים הכנת מסים, תשלום חשבונות, קבלת תשלומים, בין היתר.

מנהלים

מנהלי המשרד מנהלים את עבודת המשרד. תפקידיהם עשויים להשתנות משכר, ירי או תזמון עבודתם של העובדים, תפקידים של נציגים, הרכבת עובדים חדשים, יצירה ואכיפה של מדיניות המשרד, פיקוח על צוות העבודה, פתרון מצבים ותחזוקת מערכות מחשב.

מוקד טלפוני - מוקדים טלפוניים

אנשים שעובדים במוקד הטלפוני דורשים לענות על שיחות טלפון מלקוחות החברה שעבורם הם עובדים. אתה צריך לתת להם תשובות לשאלות שלך, לקבל תלונות הזמנות התהליך.

הפניות

1. רוב וואו (2017). מה הלאה עבור טכנולוגיית המשרד? הטלגרף. עסקים קטנים התחבר. נלקח מ: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). עסקים מבט אל מחשבים ומשרדים - Office של היום, כוח העבודה העסקי, מגמות בעסקים, העולם של מימון. לקוח מתוך:.
3. לוסי Kellaway (2013). איך המחשב שינה את המשרד לנצח. חדשות ה- BBC נלקח מתוך bbc.com.
4. ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית (2018). ניהול המשרד מתוך: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). מושגים בסיסיים של המשרד. נלקח מתוך: pedageducomercial.blogspot.com.
6. ג'יימס באקי (2018). ציוד משרדי חיוני עבור פתיחת עסק. איזון תפעול וטכנולוגיה. נלקח מ: thebalance.com.