רכישת סוגי רכישה, איך זה נעשה, חשיבות ודוגמאות

צורה של דרישת רכש הוא המסמך שנוצר על ידי מחלקת משתמשים או על ידי אנשי מחסן כדי ליידע את מחלקת הרכש של הפריטים שצריך להזמין, את הכמות ואת המסגרת זמן המסירה. הרכישה בחברה מתחילה עם אוסף של דרישות.

לאחר שהם מלוקט, עליך להודיע ​​על מחלקת הרכש. דרישת הרכש היא המסמך שיכיל את רשימת הדרישות. כדי למנוע הונאות, מנהלי מחלקות אינם רשאים בדרך כלל לבצע הזמנות ישירות עם ספקים או לקנות בשם החברה..

במקום זאת, זה בעצם מציב הזמנות עם ספקים חיצוניים היא מחלקה אחרת הנקראת מחלקת הרכש. מנהלי המחלקות השונות משתמשים בטפסים של דרישת רכש כדי ליידע את המחלקה מה החומרים צריכים להיות נרכשים.

דרישות רכש והזמנות רכש הן מסמכים מרכזיים בתהליך רכישת הפריטים שהחברה זקוקה להפעלתם, תקינה של תהליך ההזמנה פנימי וחיצוני.

אינדקס

• 1 סוגים
  • 1.1 תקן
  • 1.2 קבלנות משנה
  • 1.3 משגור
  • 1.4 העברת מלאי
  • 1.5 שירות חיצוני
• 2 כיצד הוא מתואר?
  • 2.1 תהליך דרישת הרכש
• 3 חשיבות
  • 3.1 התחל את תהליך הרכישה
  • 3.2 זהו כלי בקרה
  • 3.3 הגן על העסק
  • 3.4 ריכוזיות תהליך הרכישה
• 4 דוגמאות
  • 4.1 דוגמה 1
  • 4.2 דוגמה 2
• 5 הפניות

סוגים

נקודות המפתח לגבי דרישת הרכש הן:

- זוהי בקשה כי הוא עשה את מחלקת הרכש לרכוש רשימה מסוימת של חומרים.

- זקוק לאישור של ארגון הרכש.

- זהו מסמך פנימי; כלומר, הוא נשאר בתוך הארגון.

ניתן ליצור דרישת רכש עבור סוגי ההקצאה הבאים:

רגיל

להשיג אספקה ​​וחומרים מספקים, הן לתהליכי ייצור והן למוצרים מתכלים ולנכסים אחרים.

קבלנות משנה

כדי לספק חומר גלם לספק, ולאחר מכן לקבל מוצר מוגמר.

משגור

קבלת החומר המאוחסן במתקני החברה והספק משולמת על כך.

Transfיעילות מלאי

כדי לקבל חומרים ממחלקה אחרת או אזור שנמצא בתוך אותו ארגון.

שירות חיצוני

לקבל שירותים של ספק חיצוני, כגון ביצוע עבודות תחזוקה על המפעל.

איך זה נעשה?

הרכיבים הבסיסיים המרכיבים את דרישת הרכש הם:

- מספר דרישה, המאפשר זיהוי המסמך. זה חייב להיות מודפס מראש.

- מחלקת בקשה.

- תאריך הדרישה ומועד המסירה המבוקש.

- שם האדם שמכין את הדרישה וחתימתו של מי שעושה את ההרשאה המתאימה.

- הפריטים המתבקשים חייבים להיות מתוארים בפירוט, כדי למנוע נתונים לא מדויקים. הסכום חייב להיות מדויק; חשוב מאוד להניח את היחידה הנדרשת (קילו, ליטר, יחידות וכו ')..

- חתימת מנהל מחלקת הרכש אשר מאשר או לא מאשר את הרכישה.

- אם כבר ציטוט כבר ביקש מן הספקים, הם חייבים להיות מחוברים לדרישה.

תהליך דרישת הרכש

תהליך דרישת הרכש משמש את הארגונים לביצוע ומעקב אחר הזמנות אספקה. אלה יכולים להיות כל דבר מחומר גלם ריהוט משרדי ועוד.

כאשר מנהל מחלקה מגלה שהחומרים מתרוקנים, מלא את טופס הדרישה, הכולל את השדות שצוינו לעיל..

דרישת רכש היא טופס שמחלקה של החברה שולחת למחלקת הרכש, המפרטת את הפריטים שברצונך לבקש מספק חיצוני.

תהליך זה מאפשר למשתמשים לבצע הזמנה, לקבל אישור המפקח, והכי חשוב, לאפשר לספקים חיצוניים להגיש הצעות מחיר..

כאשר מנהל הרכש מקבל את דרישת הרכש בתהליך זה, הוא יכול לעיין בכל המידע שנשלח על ידי המשתמש המקורי. מנהל פשוט בוחר אם הדרישה אושרה או לא.

אם זה לא אושר, יש תיבה כדי למקם את הסיבה להחלטה ואת המבקש המחלקה יהיה הודיע ​​על החלטה זו. עם זאת, אם המנהל נותן את אישורו, הצעד הבא יהיה לבקש הצעת מחיר של הספקים.

משמעות

התחל את תהליך הרכישה

מדי פעם, מחלקות של חברה תצטרך חומרים; דרישת הרכש מפעילה את תהליך הרכישה. מחלקת הרכש תפעל בהתאם למוצקות המסמך.

אם יש בעיה, המסמך ישמש ראיה כי המחלקה ביקשה את הציוד עם תקשורת מסוימת.

זהו כלי בקרה

כאשר אין פיקוח ראוי הצוות יכול להיות מעורב הונאה, כפי שהם יכולים לבקש חומרים לשימוש אישי.

עם דרישת רכש יש צעדים שנקבעו כדי להבטיח כי לא הונאה. הבקשה חייבת לעבור כמה ידיים כדי להבטיח את הדיוק ואת הצורך.

להגן על העסק

עם צווי תפיסה מיושם, האפשרויות של הונאה נמנעים. גם נכסי החברה מוגנים.

ריכוז תהליך הרכישה

כאשר ארגון דורש את כל דרישות להיעשות מרכזית דרך מחלקת הרכש, קל לנהל את התהליך כולו.

קונים גם ליהנות, שכן הם יכולים כעת רכישות הקבוצה לנצל את כוח הקנייה של הארגון לנהל משא ומתן בתנאים טובים יותר.

דוגמאות

דוגמה 1

מספר בקשה: 00455

תאריך: 15 במאי 2018

שם המבקש: Annaliese Corvo

תפקיד: מנהל הדרכה

המחלקה: אימון כוח אדם

הסיבה לבקשה: את הפריטים הבאים כדי לשמש בקורס "אבטחת איכות" אשר יילמדו במהלך השבוע בין השעות 16 ל 20 2018 ויולי הם נדרשים.

- 01 במקרה של סמני פליפכרט.

- 12 עפרונות.

- 01 להעיף תרשים עם 20 גיליונות לבנים: 1 מטר רוחב x 1.5 מטר.

- 12 מחברת קו רגיל בגודל רגיל.

- 06 סמנים צבעוניים ללוח.

- 12 גומיות כדי למחוק.

- 12 עטי דיו כחולים.

2 ציטוטים שהתקבלו מספקי נייר מכתבים מצורפים.

מורשה על ידי: אלברטו מורנו

תפקיד: מנהל משאבי אנוש

ניהול משאבי אנוש

דוגמה 2

מחלקת הייצור של Confecciones Tely, S.A. אתה צריך להזמין חומרים שונים ולמלא את טופס תפיסה. טופס זה מודיע את מחלקת הרכש כי אספקה ​​אלה נדרשים.

מחלקת הרכש יכולה לאשר או לדחות את הדרישה שהתקבלה. אם תאושר, ייווצר הזמנת רכש.

הזמנת הרכש נשלחת לספק כדי לקנות את המוצרים. הספק מייצר ומספק את המוצרים באמצעות חשבונית.

מחלקת הקבלה מקבלת את המוצרים ומספקת את דוח הקבלה למחלקת הנהלת חשבונות.

אם כל המסמכים עומדים בדרישות, מחלקת החשבונאות מנפיקה את אישור החשבונית לקופה, דבר המעיד על כך שניתן לשלם על הספק..

הפניות

1. מילון עסקים (2018). דרישת רכש. נלקח מ: businessdictionary.com.
2. (2018). מהי דרישת רכש? נלקח מתוך: myaccountingcourse.com.
3. זמן היער. ההבדל בין הזמנה לבין הזמנת רכש. עסקים קטנים - כרון. Smallbusiness.chron.com.
4. דני האו (2018). מהי דרישת רכש ומדוע היא חשובה עבור העסק שלך. פרוקורי. לקוח מתוך: blog.procurify.com.
5. הדרכות נקודת (2018). SAP MM - דרישת רכש. נלקח מ: tutorialspoint.com.