דוח פעילות במה שהוא מורכב, איך זה נעשה, מבנה, דוגמה

ה - דוח פעילות זהו דו"ח מפורט של הפעילות השוטפת של הארגון. דוח זה כולל נתונים הקשורים רשומות הייצור, עלויות, הוצאות המשאבים, בדיקות תהליך ממצה ואפילו חשבונאות.

דוח זה מגיע במרווחי זמן שונים, אך בדרך כלל מתמקד בטווח הקצר. דוח הפעילות יכול גם להיות שונה על ידי בעלי עניין, כדי להתאים אותו לצרכים שלהם ובכך להיות מסוגל לספק מידע ברור יותר.

אנשים העובדים בתוך חברה, שותפים עסקיים, ספקים ולקוחות הם מקבלי פוטנציאליים שיכולים להשתמש במידע בדוח פעילות.

עדכון תקופתי זה יכול להגיע לקהלים רבים באופן רווחי אם הוא פורסם באינטרנט או נשלח לקבוצת דוא"ל גדולה באמצעות קובץ מצורף.

שיתוף דוח פעילות מאפשר לך לשמור על מידע על התנאים העסקיים, כדי שיוכלו לקבל החלטות טובות יותר.

אינדקס

• 1 מה זה מורכב??
  • 1.1 חשיבות
  • 1.2 הודעה על תקלות
• 2 איך עושים את זה??
  • 2.1 - סיווג המידע
  • 2.2-נושאים טיפוסיים אחרים
• 3 מבנה
• 4 דוגמה
  • 4.1 דוח מכירות
  • 4.2 דוח מלאי
• 5 הפניות

מה זה מורכב??

דוח הפעילות הוא דוח פרוצדורלי על הפרטים המבצעיים המוצגים על ידי הפעילות השוטפת של צוות עבודה. מטרתו לתמוך בפעילויות היומיומיות של הארגון.

המידע בדוח הפעילות מרמז על מידע חיוני על ההתחייבויות, השגרות, המיקום והפיתוח של צוות הניהול והפרויקט עצמו.

צוותי העבודה מבצעים דוחות פעילות, כולל חברי צוות. אפילו מנהיגים עסקיים יכולים לעשות דוחות פעילות במקרה שהם צריכים לספק מידע ועדכונים לממונים עליו.

בנוסף, מזכיר הצוות מיועד בדרך כלל להפיק דוח של פעילויות. יש גם פעמים כאשר המנהל חייב לספק דו"ח של פעילויות לחברות כלולות.

משמעות

דו"ח הפעילות נעשה מכמה סיבות. ראשית, זה עוזר צוותי עבודה ומנהיגים לעדכן את עצמם עם מידע, אשר מאפשר להם לדעת את המצב ואת ההתקדמות של הצוות.

ההישגים והבעיות של הצוות יהיה גם ידוע, יחד עם תוכניות עתידיות, אסטרטגיות, פעולות והערכה.

עם המידע המושרש בדו"ח, חברי הצוות, מנהיגים וחברות מסונפות יוכלו להשוות נתונים, לנתח אותו, ליצור מסקנות ומסקנות, כמו גם לקבל החלטות רציונליות שיסייעו להם להגיע מטרות הפרט שלהם ואת הקבוצה..

דוחות פעילות יכולים גם להציג מידע דחוף, חדש או מתקן, המסייע לצוות להתאים את התוכניות, האסטרטגיות והפעולות העתידיות שלו.

שים לב ליקויים

כמה בעלי עסקים יש דו"ח פעילות כדי לקבוע מה אבד בזמן שהם היו מחוץ לבניין.

לדוגמה, בעל מעונות היום רוצה לדעת אם ילד נפצע. בעל הסדנא מבקש לדעת כמה לקוחות ביטלו את המינויים שלהם משום שבחרו סדנאות אחרות.

איך עושים את זה??

עליו לכלול מידע אובייקטיבי, שלם, מדויק ומעודכן. אלמנטים אלה משמשים כעמודים לדו"ח טוב.

יש לכלול נקודות מסוימות, כגון הישגים ובעיות, שכן אלה גם עוזרות לחברי צוות ולמנהיגים להתבונן בביצועיהם, ומאפשרים להם להגיע אל מטרותיהם.

הישגים ישקפו את עוצמותיהם ויכולותיהם ויכולים להניע את חברי הצוות. זה כולל גם בעיות מנוסים, בין אם אמיתי או פוטנציאלי, לדבר על דרכים אפשריות כדי לפתור או למנוע בעיות.

סוג המידע שנכלל משתנה בהתאם לסוג העסק. דוח פעילות משקף בדרך כלל את רמות הפעילות השוטפות של החברה. הוא משקף, במידה מסוימת, את ההשפעה של האירועים המסחריים האחרונים.

-סיווג מידע

דוח פעילות מציע קטגוריות שונות של מידע שעליך לדעת במבט אחד.

לדוגמה, הוא עשוי לכלול נתונים על שיעור נוכחות העובדים, אחוז המשרות המלאות, היקף המכירות היומי, מספר החשבונות החדשים שנפתחו או נסגרו, חובות כנגד תשלומים שנגבו והיקף תלונות הלקוח..

-נושאים טיפוסיים אחרים

- מה הם האיומים האמיתיים שנראים? איך הם יפתרו?

- אילו אסטרטגיות ופעולות ניהול יבוצעו בהתאם לתוכניות?

- האם בוצעו אסטרטגיות וניהול מוצלחות בעבר?

- מהן נקודות החוזק והחולשות בעת ניהול צוות העבודה?

- מהי המגמה בביצועי ההנהלה? מה המשמעות של ביצוע עתידי?

מבנה

תקציר מנהלים

עיקרי הדו"ח מסוכמים, כגון הנושא שיש לטפל בו, הנתונים המתקבלים, שיטות ניתוח הנתונים וההמלצות המבוססות על נתונים אלה. היא ממוקמת כך שהמנהלים לא יצטרכו לקרוא את כל הדו"ח.

מבוא

הדגש את הנושאים העיקריים הכלולים בדוח ולספק מידע רקע על איסוף הנתונים.

גוף

תאר את הבעיה ואת הנתונים שנאספו, איך הוא נאסף, ניתוח הממצאים העיקריים.

זה יכול להיות מחולק לסעיפים קטנים, עם כותרות המדגישות את הנקודה הספציפית כי סעיף זה יכסה.

מסקנה

הסבר כיצד ניתן לתאר את הנתונים המתוארים בגוף המסמך, או אילו מסקנות ניתן להסיק.

הצע כיצד להשתמש בנתונים כדי לשפר חלק מההיבט של העסק או להמליץ ​​על מחקר נוסף.

הפניות

מפרט את המשאבים המשמשים לבדיקה או לאיסוף הנתונים עבור הדוח. הם מספקים בדיקה של נקודות מטופלים ומאפשרים לעיין במקורות הנתונים המקוריים.

נספח

זה אופציונלי וכולל מידע טכני שאינו הכרחי עבור ההסבר המסופק בגוף ומסקנה, אבל זה תומך בממצאים.

דוגמה

דוגמאות לדוחות הפעילות כוללים את דוחות המזומנים היומיים של מספר הבנק, התאמות חשבון יומי, רשומות ייצור יומיות, רשומות נוסעים לטיסה ורשומות עסקאות..

דוח מכירות

מנהלים נדרשים לעתים לעקוב אחר כמות המכירות או כמות ההכנסות שנוצרו על ידי ספק מסוים.

דוח המכירות מספק את החשיפה של כמות המכירות ואת כמות ההכנסות שנוצרו במהלך פרק זמן מסוים.

עבור כל יום בתוך פרק זמן, גרף מציג את כמות ההזמנות המעובדות. תרשים נוסף מציג את ההכנסה המתקבלת עבור כל יום.

הסכום הכולל של הזמנות מכירה עבור כל יום קובע את ההכנסות שנצברו.

דוח מלאי

מנהל מלאי צריך לדעת אם הספקה מספיקה כדי לענות על הביקוש, בממוצע, כמה זמן האספקה ​​הנוכחית תימשך.

דוח יום האספקה ​​מספק את החשיפה למספר הימים המשוער של מלאי המלאי, ואת סך ההיצע והביקוש.

הפניות

1. אודרה ביאנקה (2018). מהו דוח תפעול יומי? עסקים קטנים - כרון. נלקח מ: smallbusiness.chron.com.
2. צוות כתב (2018). דיווח תפעולי. נלקח מ: teamreporterapp.com.
3. יבמ (2018). דוחות לדוגמה עבור דיווח תפעולי. נלקח מ: ibm.com.
4. ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית (2018). דיווח תפעולי. מתוך: en.wikipedia.org.
5. Sisense (2018). מהו דיווח תפעולי? נלקח מ: sisense.com.