ניהול ותפקידים ותהליכים

ה ניהול אדמיניסטרטיבי היא מערכת של צורות, פעולות ומנגנונים המאפשרים להשתמש במשאבים אנושיים, חומריים ופיננסיים של החברה, על מנת להגיע למטרה המוצעת. היא מבוססת על ארבעה עקרונות בסיסיים; הסדר הוא הראשון, שכן כל עובד חייב לתפוס את המיקום שלשמו הוא מוסמך.

היעדר סדר מוביל לעבודה פחות יעילה ושימוש לרעה במשאבים. העיקרון השני הוא משמעת; בתוך תחום הניהול האדמיניסטרטיבי הוא היבט חשוב, שכן הכללים והכללים חייבים להיענות ולכבד על ידי כולם.

העיקרון השלישי הוא יחידת הפיקוד. על העובד לדעת למי הוא מדווח על עבודתו וממנה יקבל פקודות, להימנע ממסרים שגויים שפוגעים באיכות העבודה. לבסוף, עידוד והערכה של היוזמה של הצוות הוא חיוני כדי להניע; תהיה לכך השפעה חיובית על סביבת העבודה ועל השגת המטרות.

הניהול האדמיניסטרטיבי הוא בעל חשיבות עליונה עבור הארגון, שכן הוא מהווה את הבסיס שבו יבוצעו המשימות של הקבוצה, ויוצרים גם רשת מכוונת לעמוד ביעדים העסקיים.

אינדקס

• 1 פונקציות
  • 1.1 מימוש תהליכי ניהול
  • 1.2 שכירת כוח אדם
  • 1.3 שמירה על נכסים
  • 1.4 יחסי ציבור
  • יצירת רצפי עבודה
  • 1.6 רכישת רכוש קבוע
  • 1.7 עיצוב ובקרה של טפסים
  • 1.8 רכישת ניירות כתיבה וציוד משרדי
• 2 תהליכי ניהול ניהולי
  • 2.1 תכנון
  • 2.2 ארגון
  • 2.3 כיוון או ביצוע
  • 2.4 בקרה
• 3 הפניות

פונקציות

מימוש תהליכי ניהול

תהליכי הניהול חייבים להתבצע בצורה נכונה, כך שהביצוע האפקטיבי בכל אחת מהפונקציות הניהוליות יתבצע.

אלה צריכים לכלול תכנון, ארגון, כיוון ושליטה, הכל מבוסס על הגשמת המטרות.

שכירת כוח אדם

זה מתייחס לבחירה, הכשרה, מיקום ותגמולים של כוח אדם. השגת המטרות של הארגון תלויה ביכולתו לסמוך על העובדים המתאימים, ועל כן יש לשמור על האינטרס המכסה את צרכי העובדים, ובו בזמן להיות נאמן לארגון..

שמירה על נכסים

נכסי הארגון חייבים להיות מוגנים מפני שימוש לא נכון, אובדן או נזק שנגרם על ידי גניבה, שריפה או כל אמצעי אחר.

זו הסיבה מדוע יש צורך לשמור תיעוד הולם עבור כל סוג של הנכס, מחזיק את הצוות אחראי על השימוש הנכון שלה ושמירה.

יחסי ציבור

אחד התפקידים החשובים של הניהול האדמיניסטרטיבי הוא הקמה ותחזוקה של קווי תקשורת שונים בין הארגון לבין הציבור הקשור אליו (לקוחות, בעלי מניות, עובדים, ספקים, צרכנים)..

קבע רצפי עבודה

לקבלת ביצועים יציבים וללא הפרעות לעבודה המינהלית, יש לפתח מערכות ונהלים של שגרות מוגדרות. זה מונע על ידי אופי התלות ההדדית בין המטלות הספציפיות של כל מחלקה.

רכישת רכוש קבוע

בכל מחלקה יש צורך בנכסים קבועים נאותים לביצוע יעיל ויעיל של העבודה המבוצעת שם. לפיכך, יש לבצע נוהל סטנדרטי בבחירה ורכישה של כל סוג של רכוש קבוע הנדרש.

היבט חשוב הוא לבצע זיהוי והערכה של הצורך האמיתי של הנכס, ובכך למנוע הוצאות מיותרות שיש להם השפעה על הכספים של החברה.

עיצוב ובקרה של טפסים

בהתחשב בעובדה שלעבודת המינהל יש מאפיינים מיוחדים, יש ליצור את הטפסים הנמצאים בשימוש על מנת לספק את המידע הדרוש באופן הולם.

חובתו של הממשל לעצב טפסים אלה ולנסות לתקן את השימוש בהם, על מנת לצמצם עלויות.

רכישת נייר משרדי וציוד משרדי

מאמרים אלה חייבים לכסות את הצרכים של המשתמשים, שכן הם ישפיעו על ביצוע שיטתי ומהיר של העבודה שנעשית.

לכן, חשוב להבטיח את הסטנדרטיזציה, הבחירה ורכישה של תשומות אלה, כמו גם את ההפצה שלהם למחלקות אחרות, בעת הצורך

תהליכי ניהול ניהולי

תכנון

תכנון הוא אבן הפינה של תהליך זה, שכן פעולה זו תוביל בעקבות הפעולות הבאות. כדי לבצע תהליך יעיל יש צורך לשקול את הדברים הבאים:

- יש מטרות ברורות.

- למד את הסביבה שבה תתבצע העבודה.

- לזהות ולהקצות משימות שיסייעו בהשגת המטרות.

- לעשות תוכנית מקיפה של הישגים, הדגשת אלמנטים יצירתיים המסייעים ביעילות לבצע את העבודה.

- לקבוע את המדיניות, השיטות והנהלים הנדרשים לביצוע העבודה.

- יצירת מערכות התרעה המאפשרים פעולות הצפויות לנוכח בעיות עתידיות.

- לעדכן את התוכניות באופן שוטף, בהתחשב בתוצאות הבקרה המופעלות עליהן.

ארגון

כדי להשיג הצלחה יש לתאם את כל המשאבים האנושיים, הכלכליים והחומריים הקשורים לעבודה שתבוצע.

זה מרמז על הקמת מערכת של חוקים ומשימות של משימות שיש לעקוב אחריו בקפידה על ידי האנשים המעורבים. חלק מפעילויות אלה הן:

- מחלקים את העבודה בהתחשב ביחידות הפעולה.

- משימות קבוצתיות לפי מקומות עבודה.

- מבנה היחידות התפעוליות בקריטריונים של יכולת הניהול וזיקה לעבודה.

- בחר את אנשי כי יש את הכישורים הנדרשים עבור עבודה מסוימת.

- לקבוע התאמות בפעילויות שבוצעו, על סמך מה תוצאות הבקרה של אותה תוכנית.

כיוון או ביצוע

כדי לעמוד באסטרטגיות המתוכננות והמאורגנות יש לנקוט בפעולות שיוזמות אותן ולתת להן המשכיות.

בין הצעדים הללו יש לכוון את הפעילות ולקדם את התפתחות העובד בעבודה ובאישי, כך שהמוטיבציה הזאת תתורגם להישג היעיל של המטרה. אסטרטגיות אלו יכולות להיות:

- מדריך ועודד את הקבוצה להגיע ליעד.

- ליצור תקשורת ישירה, פתוחה ושקופה עם כל אחד מן המעורבים, במישרין או בעקיפין, בעבודה.

- לפתח את הפוטנציאל של כל חבר.

- יצירת תמריצים לעובדים הבולטים בקריטריונים מסוימים שנקבעו מראש, כגון יצירתיות, מהירות ההשלמה, בין היתר.

- להקים מנגנונים להערכה מתמדת של תהליך הביצוע, על מנת לתקן פעולות במידת הצורך.

שליטה

חשוב ליישם אסטרטגיות כדי לוודא שהמתוכנן, המאורגן וההוצאה להורג מתקדם בצורה משביעת רצון וביעילות לקראת הגעה אל המטרה.

זה יאפשר קבלת החלטות כדי להחליף פעילויות או כדי לארגן מחדש את התהליך, אשר יאפשר את זה אופטימיזציה. אלה יכולים להיות חלק מהפעולות הבאות:

- לקבוע השוואות של התוצאות עם התכניות הכלליות של החברה.

- להעריך את המוצר של העבודה, על פי הסטנדרטים הביצועים של אותו.

- הפוך את האמצעים לשימוש במדידות.

- לתקשר את ההצעות לאנשי אחראי, על מנת לתקן את הפעולות הנחוצות.

הפניות

1. ענייני כסף (2018). ניהול תפקידים של המשרד המודרני. הלמידה של החשבון נלקח מ: accountlearning.com.
2. מדריך MBA ​​שלי (2018). פונקציות ניהוליות או ניהוליות של משרד. נלקח מ: mymbaguide.com.
3. מנהלים- Net (2018). ניהול אדמיניסטרטיבי לקוח מתוך: managers-net.com.
4. ABCM (2018). למד את החשיבות של ניהול אדמיניסטרטיבי לעסקים. נלקח מ: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). חמש פונקציות של ניהול (Fayol). . נלקח מ: toolshero.com.