תכונות מחלקת הרכש, פונקציות וחשיבות

ה מחלקת קניות הוא חלק של חברה האחראית לכל הפעילויות לרכישת חומרי גלם, חלקי חילוף, שירותים וכו ', כנדרש על ידי הארגון. מספק שירות המהווה את עמוד השדרה של ארגונים תעשייתיים, קמעונאיים וצבאיים רבים.

זה מבטיח כי האספקה ​​הדרושה כדי להפעיל את העסק ממויינים ומתוחזקים במלאי. מחלקה זו נמצאת במרכז ניהול שרשרת האספקה ​​המוצלחת והיא אחראית על צמצום עלות המוצרים המוזמנים, בקרת רמות המלאי והקמת קשרים חזקים עם ספקים.

מחלקת רכש טובה תדרוש איכות מהספקים ותעקוב אחר ההזמנות מההתחלה ועד קבלת הפנים. עזרה למחלקות אחרות לזהות צרכים, לנהל את תהליך תפיסה ולקבל מחירים תחרותיים. הם בדרך כלל לשמש בקרי כדי להבטיח עמידה בתקציבים.

אינדקס

• 1 מאפיינים
  • 1.1 לשמש יועצים מהימנים להנהלה הבכירה
  • 1.2 לקדם את החדשנות של הספקים
  • 1.3 לספק ידע לגבי נתוני הספק עיקריים
  • 1.4 ניהול והחלקה של הסיכון בשרשרת האספקה
  • 1.5 קידום כוח אדם זריז ופיתוח כישרון
• 2 פונקציות
  • 2.1 קבלת חומרים
  • 2.2 הערכת מחירים
  • 2.3 אישור מראש של ספקים
  • 2.4 מעקב אחר הזמנות
  • 2.5 משרד עבודה
  • 2.6 ציות למדיניות
• 3 חשיבות
  • 3.1 השגת עלויות נמוכות יותר
  • 3.2 מנע את חוסר היכולת של חומרים
  • 3.3 לשפר את האיכות
  • 3.4 ניהול יחסים
  • 3.5 חפש אחר חדשנות
• 4 הפניות

תכונות

לשמש יועצים מהימנים להנהלה הבכירה

מחלקת הרכש מעורבת בתכנון הארגוני והתקציב ברמה גבוהה. זה מאפשר לעצב עלויות הנדסה לאחור ולחקור חלופות כי הם פחות יקר ו / או באיכות גבוהה יותר..

כונן חדשנות מספקים

יותר מאשר רק לדרוש את המחיר הנמוך ביותר, מחלקת הרכש עובד עם ספקים כדי להפחית את העלות הבסיסית של המוצרים והשירותים שלהם.

הם קשורים אינטימית עם "מחזור החיים של חדשנות", מן הרעיון הראשוני לייצור ושיפור מתמיד.

ספק מידע על נתוני הספק העיקריים

חברות יכולות להשתמש במידע זה כדי ליצור ניתוחים מנבאים, המספקים תובנה עמוקה יותר לשווקים.

ניהול והחלקה של הסיכון של שרשרת האספקה

משברים כלכליים לימדו את הערך של להיות ערניים על יציבות הספקים. מחלקת הרכש יש חזון הרבה יותר חדה של אזור זה מאשר כל חלק אחר של הארגון.

לקדם זריז איוש ופיתוח כישרון

יש לחצות גבולות פונקציונליים וגיאוגרפיים כדי למצוא את המועמדים המתאימים למחלקת הרכש.

במקרים מסוימים, התשובה טמונה מיקור חוץ או שימוש של ארגונים שירות משותף.

פונקציות

קבלת חומרים

עבור חברת ייצור זה יכול לכלול חומרי גלם, אבל יכול לכלול גם כלים, מכונות או אפילו את הציוד המשרדי הנדרש עבור צוות המכירות המזכירות.

בעסק קמעונאי, מחלקת הרכש חייבת להבטיח כי תמיד יש מספיק מוצרים על המדפים או בחנויות כדי לשמור על החנות מצויד היטב.

זה חשוב במיוחד כדי לשמור על המחסן המלאי ברמה סבירה. השקעה בכמויות גדולות של כסף עודף במלאי עלולה לגרום לבעיות מלאי וחוסר הון עבור סוגים אחרים של הוצאות, כגון מחקר ופיתוח, או פרסום.

להעריך את המחירים

מחלקת רכש אחראית להערכה מתמשכת אם אתה מקבל את החומרים במחיר הטוב ביותר, על מנת למקסם את הרווחיות.

אתה צריך להשוות את המחירים, כדי למצוא את הספקים הטובים ביותר עם המחירים הגיונית ביותר עבור הזמנות בגודל הספציפי של החברה.

מחלקת הרכש יכולה לתקשר עם ספקים חלופיים, לנהל משא ומתן על מחירים טובים יותר עבור הזמנות בנפח גבוה יותר, או לגלות את האפשרות להשיג מוצרים עם מחיר נמוך יותר ממקורות מגוונים אחרים.

אישור מראש של ספקים

מחלקת הרכש מעריכה את הספקים במונחי מחיר, איכות, חוות דעת של לקוחות וזמן להשלמת ההזמנות, תוך הפקת רשימה של ספקים מאושרים.

עקוב אחר ההוראות

הזמנות מתועדות בטופס הזמנת הרכש. אלה מפרטים מידע חשוב על החומרים הורה, כמו גם את הכמות המבוקשת.

טפסים אלה משמשים כדי להבטיח מוצרים מוזמנים מתקבלים כדי לעקוב אחר הזמן הדרוש כדי להשלים את ההוראות.

עבודת משרד

מחלקת הרכש מטפלת בכל המסמכים הקשורים ברכישה ובמסירה של חומרים.

משמעות הדבר היא עבודה צמוד עם מחלקת החשבונאות, על מנת להבטיח כי יש מספיק כסף כדי לקנות את הפריטים, כי תזרים מזומנים בצורה חלקה וכי כל התשלומים נעשים בזמן..

תאימות למדיניות

לפני ביצוע רכישה, מחלקת הרכש חייבת לוודא שהיא עומדת בדרישות הפורמליות הנדרשות לרכישה ואישור של התקציב, ועליה לוודא כי החומרים נרכשו בעקבות המדיניות הכללית של הארגון..

משמעות

קבל עלויות נמוכות יותר

מחלקת הרכש ממלאת תפקיד חשוב במיצוי רווחים עסקיים. השווה את המחירים ולנהל משא ומתן עם הספקים, כך שהחברה משיגה את המחיר הטוב ביותר האפשרי במוצרים הדרושים.

זה יכול גם לספק חיסכון על ידי ניצול של ערבויות והנחות כי הם בדרך כלל נשכח על ידי שאינם מומחים.

זה עוזר לשמור, מתן שקיפות טובה יותר על חשבון החברה. זה יאפשר לנהל משא ומתן על חוזים טובים יותר ולשחרר את תזרים המזומנים.

מנע את חוסר היכולת של חומרים

מחלקת הרכש צריכה לזהות אילו מוצרים קריטיים עבור החברה ולנקוט בצעדים המתאימים כדי להגן על שרשרת האספקה ​​שלה.

כדי להבטיח שחומרים לא מספיקים אינם משפיעים על הפרודוקטיביות, מחלקת הרכש משתמשת בטכניקות כגון אספקה ​​מרובה.

לאחר מספר מקורות פירושו שימוש במספר ספקים המציעים את אותם מוצרים. אם יש בעיה עם ספק אחד, הזמנות ניתן להגדיל אחר כדי לפצות על הכישלון.

לשפר את האיכות

מחלקת הרכש מסייעת לשפר את האיכות על ידי הגדרת מטרות הביצועים. לאחר מכן הוא עוקב אחר הביצועים בפועל ביחס לאותן מטרות.

זה קריטי למדוד מאפייני איכות באמצעות אינדיקטורים עבור תכונות, כגון עמידות, המראה של המוצר או עיתוי המסירה.

אנו עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם הספקים כדי לפתח את התהליכים שלהם ולעזור להם לשפר את האיכות.

ניהול מערכות יחסים

האתגר של מחלקת הרכש הוא להפוך את הספק המעוניין לעבוד עם החברה. הפוך את הספק להשקיע במערכת יחסים ארוכת טווח.

המחלקה גם צריכה לנהל את היחסים בתוך החברה. אתה צריך לעבוד עם בעלי עניין פנימיים, כגון שיווק, כספים, לוגיסטיקה והפצה, כדי להבטיח כי כל מיושרים.

חפש חדשנות

בגלל מחלקת הרכש הוא תמיד בקשר עם מגוון רחב של עסקים חיצוניים, הוא במיקום אידיאלי לרכוש מוצרים חדשניים שיכולים לספק יתרון תחרותי לעסק במונחים של מחיר, איכות או נוחות..

הפניות

1. אלקסיס כתיבה (2018). מה הן תפקידי מחלקת הרכש בארגון? עסקים קטנים - כרון. Smallbusiness.chron.com.
2. ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית (2018). ניהול רכש. מתוך: en.wikipedia.org.
3. Kaylee פין (2018). תפקידים של מחלקת רכש בעסקים. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 דרכים מחלקת הרכש יכול לשפר את העסק שלך. נלקח מ: bdc.ca.
5. רוברט באומן (2014). חמש התכונות של ארגוני רכש ברמה עולמית. פורבס. נלקח מ: forbes.com.