מאפייני הביקורת התפעולית, יעדים, נוהל

ה ביקורת תפעולית היא סקירה שיטתית של האפקטיביות, היעילות והכלכלה של פעולת הארגון בשליטה ניהולית, דיווח על תוצאות ההערכה לאנשים המתאימים, יחד עם המלצות לשיפור.

הביקורת התפעולית היא הערכה עתידית, שיטתית ובלתי תלויה בפעילות ארגונית. ביקורת מסוג זה שונה מהותית מביקורת פנימית, כאשר המטרה היא לבחון את נאותות הבקרות ולהעריך את חוסר ההו צאות של הצגת הדוחות הכספיים..

הביקורת התפעולית יכולה להשתמש בנתונים כספיים, אך מקורות הראיות העיקריים הם מדיניות מבצעית והישגים הקשורים ביעדי הארגון.

ביקורות תפעוליות מתבצעות בדרך כלל על ידי צוות הביקורת הפנימית, למרות מומחים ניתן לשכור לערוך ביקורות בתחומי ההתמחות שלהם..

המשתמשים העיקריים בהמלצות הביקורת הינם צוות הניהול, ובמיוחד מנהלי התחומים שנבדקו.

אינדקס

• 1 מאפיינים
• 2 סוגים
  • 2.1 ביקורת תפעולית בחברות ייצור
  • 2.2 ביקורת תפעולית בחברות שירות
• 3 מטרות
  • 3.1 השפעה על שינוי חיובי
  • 3.2 להבין את הסיכונים
  • 3.3 זיהוי הזדמנויות לשיפור
  • 3.4 ליידע את ההנהלה הבכירה
• 4 נוהל
  • 4.1 תחילת הביקורת
  • 4.2 הכנת פעילויות
  • 4.3 איסוף ואימות מידע
  • 4.4 יצירת ממצאים
  • 4.5 סגירת פגישה
  • 4.6 הכנה והפצה של הדוח
  • 4.7 להשלים את הביקורת
• 5 הפניות

תכונות

הביקורת התפעולית בוחנת את האופן שבו הארגון מנהל את עסקיו, על מנת לאותת שיפורים אשר מגדילים את יעילותו ויעילותו.

התהליך מקביל לאלו של סוגים אחרים של ביקורת, כגון ביקורת פיננסית, אך עם הביקורת התפעולית מתבצעת חקירה מעמיקה יותר של העסק..

היא אינה מרוכזת בפרויקט או במחלקה אחת, משום שכל מחלקה משחקת תפקיד בתהליך ההפעלה הכללי וקשורה בינה לבין אחרים.

ביקורת תפעולית הינה אובייקטיבית, הנערכת על ידי רואה חשבון מבקר פנימי או חיצוני. לספק נקודת מבט חדשה על טוב ולא כל כך טוב היבטים של תהליכים ארגוניים ותהליכים.

סוגים

ביקורת תפעולית בחברות ייצור

חברות המייצרות מוצרים מבצעות ביקורות תפעוליות לבחינת תהליך הייצור שלהן.

זרימת המבצע נבדקת. האם העובדים עושים שימוש מיטבי בזמנם? האם המוצרים עוזבים את התהליך במהירות האפשרית המהירה ביותר? האם חומרי הגלם מבוזבזים עקב תכנון לקוי או שימוש לרעה??

לאחר הביקורת, החברה יכולה לבצע כמה שינויים כדי לשפר את נפח הייצור שלה, אשר יאפשר לה להתחרות עם המתחרים היעילים ביותר שלה.

ביקורת תפעולית בחברות שירות

חברות רבות לספק שירות ללקוחות שלהם, כגון בתי מלון, מסעדות, תיקון אוטומטי חנויות או מכשירי חשמל לבית.

חברות אלו יכולות לבצע ביקורת תפעולית לבדיקת האינטראקציה של עובדיהן עם הלקוחות. בדרך זו תוכל למדוד את כמות הזמן שנדרש כדי לבצע עסקה או לבצע מצגת מכירות ללקוח פוטנציאלי.

קונים פיקטיביים, לא ידוע לעובדים, יכול לשמש גם כדי למדוד ולשפר את שירות הלקוחות. ביקורות תפעוליות יכולות גם לבחון את האבטחה, את לוחות הזמנים, את השימוש בספקים חיצוניים, ואת התצורה ואת המראה הפיזי של העסק..

מטרות

מטרת הביקורת התפעולית היא לקבוע אם הבקרות הפנימיות של העסק, כמו גם המדיניות והנהלים, מספיקים כדי לייצר רמה אופטימלית של יעילות ויעילות.

זה חיוני עבור חברות, שכן היעדר יעילות ויעילות בדרך כלל פירושו עלויות תפעול גבוהות יותר או פחות מכירות, אשר לפעמים מייצג את חוסר היכולת של החברה לשמור ולהתחרות בשוק..

חברות וארגונים אחרים פונים לתהליך הביקורת התפעולית כדי לקבל תמונה טובה של האם החברה פועלת היטב ולקבל רעיונות חדשים על איך לשפר.

ארגונים יכולים לצפות להשיג את המטרות העיקריות הבאות בעת ביצוע כל ביקורת תפעולית:

להשפיע על שינוי חיובי

להבין כיצד תהליכים עתידיים, מדיניות, נהלים וסוגים אחרים של ניהול תייצר יעילות מקסימלית ויעילות.

להבין את הסיכונים

סוג הסיכון הכרוך בסיכון העסקי והתפעולי משתנה בין קיפאון עסקי, מחדלים או טעויות של עובדים, כשלי מערכות מידע, כשלים במוצר, בעיות בריאות ובטיחות, אובדן עובדים מרכזיים, הונאה, הפסדי ספקים וליטיגציה.

לזהות הזדמנויות לשיפור

כתוצאה מהבנת הסיכונים, המבקרים יכולים לקבוע היכן לבצע שיפורים וכיצד להפחית סיכונים, שיפור ההזדמנויות.

קטגוריות הסיכון הכלליות, בהן יש לבצע שיפורים, הן סיכון תפעולי, סיכון פיננסי, סיכון סביבתי וסיכון מוניטין..

ליידע את ההנהלה הבכירה

תוצאות הביקורת צריכות להופיע בדוח ברור ומפורט המספק ניתוח אובייקטיבי, הערכות, המלצות והערות רלוונטיות על הפעילויות הנסקרות..

נוהל

תחילת הביקורת

- ליצור קשר ראשון עם הנבדק ועם המנהיגים המיועדים כדי להסביר את תהליך הביקורת ולאסוף מידע בסיסי על החברה, על מנת לקבוע נקודות קריטיות.

- להעריך את הצרכים והציפיות של בעלי העניין, בהתחשב ברמת ביצוע של המבוקר, תוצאות ביקורת קודמת ופדיון מערכת הניהול המבוקרת.

הכנת פעילויות

- לקבוע את היקף הסיכונים הפוטנציאליים, ולאחר מכן לקבוע את הנהלים ולזהות את המשאבים.

- הכן את תוכנית הביקורת, להקצות את העבודה, ולארגן את תוכניות הפעולה ואת המסמכים הדרושים.

- לקיים פגישה כדי לאשר כי כל הצדדים מסכימים עם התוכנית המוצעת.

איסוף ואימות מידע

- עיין במסמכים לאורך כל התהליך. הצוות צריך להיפגש מעת לעת כדי להחליף מידע, להעריך את ההתקדמות ולהעביר את העבודה מחדש, במידת הצורך.

- סקירת מקורות מידע, ביקורת הראיות והערכתה בהתאם לקריטריונים לביקורת.

דור הממצאים

- הממצאים יעמדו או לא יעמדו בקריטריונים לביקורת. עבור ממצא לא תואם, יש לתעד ראיות התומכות בו.

- סקור את המידע עם הנבדק כדי לקבוע אם הראיות נכונות.

פגישה סגורה

- לפני הפגישה הסופית, צוות הביקורת חייב להסכים על המסקנות, להכין את ההמלצות ולדון במעקב.

- הפוך את הפגישה הסגורה להציג את הממצאים ואת המסקנות. להעריך משוב לבעלי העניין.

הכנה והפצה של הדוח

- ראש הצוות מקשר את התוצאות עם דוח ביקורת מלא, מדויק, תמציתי וברור.

- טיוטת דוח הביקורת, פגישה עם ההנהלה עד שייקבע כיצד ההנהלה תטפל בבעיות שנתקלו בהן.

- יש לעיין בדוח ולאשר אותו על פי נהלים מוסכמים. הפץ את הדוח לנמענים המתאימים.

השלם את הביקורת

העבודה הושלמה כאשר מתבצעים כל פעולות הביקורת המתוכננות. מאידך, מסמכים נשמרים או נהרסים על פי הנהלים שנקבעו בתחילת הביקורת.

הפניות

1. ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית (2018). ביקורת תפעולית. מתוך: en.wikipedia.org.
2. סטיבן בראג (2017). ביקורת תפעולית. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
3. ונדה תיבודו (2018). מהו תהליך הביקורת התפעולית? עסקים קטנים - כרון. נלקח מ: smallbusiness.chron.com.
4. Smartsheet בע"מ (2018). מה הם ביקורות תפעוליות? נלקח מ: smartsheet.com.
5. ויקי חשבונאות (2018). ביקורת תפעולית. מתוך: wikiaccounting.com.
6. טום סטרייסגות '(2018). מהו ביקורת תפעולית? Bizfluent נלקח מ: bizfluent.com.