שתף:
7 פונקציות של מזכיר יוצא מן הכלל
בין הראשי פונקציות של מזכירה הם כוללים ניהול סדר היום, שירות הציבור וניהול מידע סודי. האם האדם האחראי לביצוע משימות של סיוע מנהלי במשרד.
עמדה זו יכולה להיות מופעלת על ידי גבר או אישה, אם כי הנפוץ ביותר הוא כי היא אישה שמפעילה את זה.
הם בדרך כלל אחראים על עניינים סודיים של אנשים עם היררכיה מסוימת בתוך החברה, כגון מנהלים, מנהלים, נשיאים, בין היתר. זה הופך להפוך את היד הימנית של ההנהלה שעבורם הם עובדים.
אם החברה קטנה, עומס העבודה הגדול ביותר של המזכיר קשור למשימות משרד בסיסיות.
כמה מדינות בעולם להקדיש יום מיוחד בשנה להודות ולחגוג את עבודתם. לדוגמה, בקולומביה, פרו ומקסיקו יום המזכיר הוא 26 באפריל, ואילו בוונצואלה זה 30 בספטמבר.
7 הפונקציות העיקריות של המזכירה
תפקידה של מזכירה הוא לתת תמיכה ושיתוף פעולה לבוס שלה כדי שתוכל למלא באופן מלא את תפקידה בארגון, ללא עיכובים או הסחות דעת.
על אף שטבעה של החברה משפיע על סוג העבודה הנדרשת ממזכירה, ניתן לומר כי תפקידיה העיקריים הם:
1 - אג'נדה ניהול
באחריות המזכירה לשמור על סדר היום של האדם שעבורו היא עובדת. שם אתה צריך לשקף את כל העבודה שלך, לפעמים, התחייבויות אישיות.
עליך גם לשמור תיעוד של הנתונים של כל האנשים והמוסדות שבהם המעסיק שלך חייב להתייחס.
אג'נדה של מזכירה משמשת בדרך כלל יומן מבצעי של הרשות המבצעת עבורה היא עובדת.
2. תשומת לב לציבור
תשומת הלב לציבור היא אחת המשימות הבסיסיות ביותר שהמזכיר חייב לבצע. אתה חייב לענות לשיחות ולהקליט את הסיבה להם, כמו גם את כל הנתונים שיאפשרו המעסיק שלך מעקב על העניין.
זה גם האדם שמקבל מבקרים במשרד. לכן חשוב שהמזכירה תדאג לדימוי העולה בקנה אחד עם הדימוי העסקי של מקום העבודה.
התפקיד שלך שם הוא לא רק לברך ולהפוך את המתנה נעימה לאורחים, אלא גם לתת את ההנחיות הראשונות ואת ההנחיות על התרבות הארגונית ועל תהליכים פנימיים של החברה.
3. ניהול מסמכים
בנוסף להיותו האדם שמקבל ומנהל את התכתובת של הבוס שלך, מזכירה כותב, קורא, מגיב וקבצים את רוב המכתבים, הודעות, מזכרים ודוא"ל מהמעסיק שלך.
לשם כך, נוח לך לנהל יישומים מסוימים של תוכנה המאפשרים לך להכין מסמכים כאלה מהר יותר ובמהירות.
הספציפיות של כשירות אלה תהיה תלויה בסוג העבודה הנדרשת באזור שבו הם עובדים..
המזכירה מנהלת את מאגר המידע של הבוס שלה ותוקנת את התכתובת הכתובה, כמו גם את פרוטוקול ההרכבה ומסמכים אחרים בעלי עניין בתוך המשרד.
זה מזכיר שבדרך כלל מעיר על הנושאים שעסקו בהם בפגישות חשובות.
4. טיפול במידע רגיש (פנימי וחיצוני)
בין הפונקציות המבדילות בין דמות מזכירה טובה בצורה נכונה ויעילה לטפל בכל מידע חשוב ביותר לתפעול של החברה או המוסד שבו אתה עובד.
לדוגמה, אתה צריך לשלוט על המסמכים המשפטיים אשר עשויים להידרש על ידי מקרים ממשלתיים בכל עת.
אתה יכול גם לגשת למידע על הסביבה או על כל השחקנים הקשורים לחברה. מידע זה חייב להיות מנוהל באופן דיסקרטי, יעיל בזמן.
5. ארגון המשרד
על המזכיר להפעיל ולהפעיל את הציוד והריהוט של המשרד: טלפונים, מכונות צילום, מדפסות, מקרנים, רהיטים, ארונות תיוק, בין היתר..
הוא מי שולט על המלאי של ציוד וציוד משרדי. הוא גם שומר על מערכות קבצים פיזיות ואלקטרוניות לפי הסדר, כך שהמידע יהיה זמין בעת הצורך..
למזכיר יש מרחב עבודה נקי ומאורגן, שכן הוא בדרך כלל אחד הדברים הראשונים שאנשים מחוץ לחברה רואים בעת הכניסה למתקנים שלהם..
הכנת מצגות
בדרך כלל, על המנהל להציג את דוחותיו בצורה של מצגות המסכמות וממירות את המידע. לשם כך הוא בדרך כלל שואל את מזכירתו לעזרה.
מי שנמצא במזכירות צריך לוודא שהמידע שמופיע שם משקף נכונה את הנתונים שהבוס שלו רוצה לחלוק.
כמו כן, עליך להיות מודע לכך שהוא מצגת ללא שגיאות כתיב וזה עולה בקנה אחד עם הזהות הגרפית של החברה.
מעקב שוטף
כמו כן, באחריותה של מזכירה להיות מודעת לקיומה של המדיניות והנהלים הדרושים לטיפול בנכסי החברה או המוסד שבו היא עובדת..
על פי הרמה היררכית של הבוס שלך, המזכיר יכול לאמת את הדיוק של הנתונים משקף את הפרטים של פעולות התקציב.
מזכירה צריכה להתמודד עם השליטה הניהולית ואת ניהול תקין של משאבים בתוך המשרד.
המזכירה הווירטואלית
עם עליית מקומות עבודה מקוונים, דמות המזכירות עולה באינטרנט או עוזרי וירטואלי.
מזכירות אלה לעשות את רוב המשימות המתוארות לעיל אבל מרחוק. במקרים אלה, המזכירות תשלום השירותים שלהם לפי שעה או על ידי הפרויקט.
הפניות
- כסף תרבותי (2015). 4 הפונקציות העיקריות של המזכיר. מקור: comofuncionaque.com
- Kokemuller, ניל (s / f). רשימת תפקידיה של מזכירה. מאוחזר מ: work.chron.com
- Pymex (2016). תפקידים ואחריות של המזכיר המנהל. מקור: pymex.pe
- התנדב עכשיו (s / f). מה תפקיד המזכיר? מקור:
- וינדרמיר, אנה (s / f). מהן תפקידיה של מזכירה כעוזרת למנהל? מקור: pyme.lavoztx.com