שתף:
מהו מחזור החיים של המסמכים?
ה מחזור החיים של מסמכים מורכב משורה של שלבים שדרכם עובר הקובץ לאורך החיים השימושיים שלו. שלבים אלה, החל ביצירת מסמך, על כל השימושים והשינויים שלו, עד להריסתו או להגשתו לצמיתות.
הרעיון של מחזור החיים של מסמכים נוצר בארצות הברית לאחר מלחמת העולם השנייה. זאת בשל הצורך למצוא דרך הולמת לנהל מספר רב של קבצים שנצברו.
כל דיסציפלינה מתייחסת למעגל החיים של המסמכים בצורה אחרת, תוך התחשבות בגישתם ובאופי הקובץ.
לדוגמה, מחזור החיים של מסמך משפטי עשוי להיות בשלבים שונים מאלו של מסמך אקדמי.
בכל מקרה, את השיקולים של כמה זמן המסמך צריך להישמר, איך זה צריך להיות מאוחסן או מה השימוש הנכון צריך להשתנות. באופן דומה, יש גם גישות שונות לשלבים של מחזור החיים שלך.
לדוגמה, עשויים להיות מסמכים ללא כל ערך עבור חברה או עבור ישות ממשלתית בשל הגיל שלה. עם זאת, אלה ארכיונים יכול להיות בעל ערך היסטורי גבוה למוזיאון.
הבדל בסיסי נוסף הוא בין מסמכים אנלוגיים ודיגיטליים. אף על פי שחשיבותם נובעת מתוכן המסמכים, קיומם של קבצים דיגיטליים מרמז על מאפיינים מסוימים בטיפולם ובשלבי מחזור חייהם.
שלושת הגילאים של המסמכים
בשנת 1972 הציע ההיסטוריון קרלוס ויפלס את התיאוריה של שלושת הדורות. על-פי מסמך זה, מסמכים הם אובייקטים שיש להם תהליך חיוני שבו הופכים את השימושים שלהם.
באופן כללי, המסמכים משמשים באופן אינטנסיבי מיד לאחר היצירה שלהם לתקופה מסוימת של זמן.
עם זאת, לאורך זמן השימוש הזה מופחת עד לרגע זה מפסיק לחלוטין, או כי הם בארכיון או הרס.
לדברי ויפלס, מחזור זה שבו עובר כל המסמכים מחולק לשלושה גילאים: הגיל המנהלי או הפעיל, הגיל הבינוני או הפעיל למחצה, והעידן הלא פעיל או ההיסטורי..
הגיל האדמיניסטרטיבי או הפעיל
זה מתייחס לתקופה הפעילה של המסמך. זה מתחיל ברגע היצירה שלו ועובר בשלבים שונים שבהם הוא התייעץ, הועבר משותפת על בסיס קבוע.
לדוגמה, גיל הניהול של כרטיס שירות ציבורי מתחיל כאשר הוא נוצר. לאחר מכן, הוא ממשיך לנוע לזמן מוגבל: בזמן שדואר שולח אותו או שולח אותו בדוא"ל, כאשר הוא מתייעץ ומתי הוא משולם.
הגיל הבינוני או הפעיל למחצה
זו התקופה שבה המסמך איבד את השירות שעבורו הוא נוצר. לכן, אין לה שימוש פעיל כמו בעידן המנהלי. עם זאת, הוא נשמר ניתן להתייעץ לעתים רחוקות.
לדוגמה, גיל הביניים של כרטיס שירות מתחיל כאשר לאחר התשלום הוא מוגש בתיקיה. זה מאוד סביר להניח כי זה לא יהיה התייעץ שוב, עם זאת, הוא נשאר בארכיון במקרה של דאגה כלשהי.
החיים הפעילים למחצה של המסמכים יכולים להיות משתנים בהתאם לסוג המסמך ולפי ההקשר. מסמך משפטי, למשל, יכול להיות חיים פעילים יותר מאשר כרטיס שירות ציבורי.
הגיל הלא פעיל או הגיל ההיסטורי
זה מתייחס לתקופה הסופית של הקבצים. עם זאת, לא לכל הקבצים יש אותו יעד. בהתאם לטבעם, הם יכולים להיות היסטוריים או נהרס.
הארכיונים ההיסטוריים הם אלה שיש להם ערך תרבותי או מחקרי. לכן, בשלב זה, מתבקשות שיטות השימור לשמרן באופן מלא ככל האפשר..
שלבי מחזור החיים של מסמכים
התיאוריה של שלושת הגילאים קובעת באופן כללי את השלבים הבסיסיים שדרכם עוברים כל המסמכים.
עם זאת, ישנם גם שלבים ספציפיים יותר להגדיר את התועלת ואת מניפולציה של מסמכים.
השלבים שבהם המסמך עובר תלוי בערכו, בשימוש בו ובהקשר שלו. על פי מאפיינים אלה נקבעים הם השלבים שעליהם לחצות ואשר הם הנטייה הטכנית והמנהלית עבור כל אחד מהם.
אלה הם חלק מהשלבים העיקריים שדרכם עובר מסמך במהלך חייו השימושיים:
1-יצירה: מורכב מיצירת המסמך, בפורמט מודפס או דיגיטלי.
2-Storage: על פי הפורמט שבו נוצר המסמך, הוא מאוחסן פיזית או דיגיטלית. במקרים מסוימים, בשלב הדיגיטציה נחשב גם כאשר הוא חלק מהתהליך.
3 סיווגים: מתייחס לארגון, לסיווג או לאינדקס של מסמכים על פי הפרמטרים שנקבעו בכל הקשר.
4 העברה: היא מתייחסת לשליחה ו / או למסירה של מסמך על פי מאפייניו. למעשה, הדבר עשוי להתייחס למסירה בדואר פיזי או למשלוח דואר אלקטרוני, לפי העניין..
5-הפצה: שלב זה מתייחס למסמכים שיש בהם שימוש ציבורי או צורך, ולכן לאחר יצירתם יש לגלותם לקבוצה מסוימת של אנשים.
6 - שיתוף פעולה: נכון לעכשיו, הקבצים יכולים להיות מסודרים לשימוש ועריכה משותפת. שלב זה הוא של הופעה לאחרונה והוא נחשב אך ורק עבור מסמכים דיגיטליים.
7 התייעצות: מתייחס לשלב שבו מסודרים המסמכים מתוך כוונה להתייעץ עמם. במהלך תהליך זה, הוראות אבטחה ו / או נגישות הן חשובות מאוד, בהתאם לציבור שצפוי לגשת למידע.
8 תיוק או הרס: זהו השלב האחרון במחזור החיים של כל המסמכים. הוא מתיישב עם הרגע שבו יוחלט אם יש לו ערך היסטורי מספיק כדי להישמר או להיפך, הוא נהרס.
משאבים
- מכללת דרמות '. (S.F.). מחזור חיי המסמך: הגדרות, טכנולוגיות תומכות ויישומים. מקור: dartmouth.edu
- González, L. (2015). מחזור החיים של המסמכים: תורת הגילאים 3. מקור: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). מהו מחזור אלקטרוני ניהול מחזור החיים? מקור: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). מחזור חיי המסמך. מקור: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). מחזור החיים של מסמכים - מערכת ארכיונים ספרדית. שוחזר מ: normadat.es.