המזכיר פרופיל, הכישורים הדרושים פונקציות

ה מזכיר בכיר היא עבודה או מקצוע המשמש כדי לספק תמיכה מקסימלית לעובדים בכירים בחברה או בארגון. זה יהיה מי יהיה לארגן ולשמור על לוח הזמנים של המנהלים ולעזור להם לבצע מגוון רחב של משימות ניהוליות.

המטרה היא לתרום את היעילות הכוללת של העסק, על ידי הבטחת כי כל המשימות המינהליות שהוקצו לה יבוצע בצורה מהירה ויעילה. מזכירה היא האדם המספק תמיכה מנהלית. הם יכולים לבצע משימות כגון כתיבה והגשה, מענה לטלפון והעברת הודעות.

מאידך גיסא, מזכיר או מנהל אדמיניסטרטיבי, גם עושה חלק מהפעילויות הללו, יחד עם תיאום משרדי, מחקר מוצרים, אינטראקציה עם ספקים, הזמנת מוצרים ויצירת מסד נתונים.

בדרך כלל, מזכירות מנהלים מקבלים משכורות גבוהות יותר מאשר מזכירות, כי הם מבצעים פונקציות ברמה גבוהה ולהאיץ את הפרודוקטיביות במשרד.

אינדקס

• 1 פרופיל נדרש
• 2 הכישורים הדרושים
• 3 פונקציות
  • 3.1 אחריות
• 4 הפניות

פרופיל נדרש

- בעל תואר ראשון במינהל עסקים או תחומים קשורים.

- ניסיון מוכח כמזכיר בכיר או תפקיד מנהלי דומה.

- חייב להיות מוכשר בניהול של Microsoft Office בצורה אינטגרלית, ובתוכנה "back office", למשל, מערכות ERP.

- ידע מעמיק בניהול של משרדי הנהלת חשבונות בסיסיים, וכן את אוצר המילים הטכני הרלוונטי המטופל בענף.

- הכרות עם שיטות מחקר בסיסיות וטכניקות דיווח.

- ארגון מעולה ומיומנויות ניהול זמן.

- תקשורת יוצאת דופן ומיומנויות משא ומתן.

- יושר וסודיות.

מזכירות מנהלים חייב להיות מקצוע מהיר עם יכולת גדולה של ניהול זמן ויכולת ריבוי משימות. זה עם חריצות שלהם ואת הכשרון בעבודתם כי מנהלים יכולים להתמקד האחריות הניהולית שלהם מבלי לדאוג לגבי משימות אחרות.

מנהלים רבים מסתמכים בכבדות על המזכירה המבצעת שלהם כדי לתאם משימות היומיום ולשמור אותם על סדר היום. הם נדרשים הרבה טקט אסרטיביות כמו שומרי זמן של המנהל.

הכישורים הדרושים

מזכירות אקזקיוטיבית צריכה להיות יעילה במיומנויות בסיסיות כגון כתיבה, דקדוק, איות ופיסוק, ויש להם ניסיון באמצעות ציוד משרדי ויישומי תוכנה נפוצים, כגון עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים וגרפיקה.

כמו כן, הם חייבים להיות מיומנויות מצוינות כדי לנהל את הזמן ואת היכולת ביעילות לטפל באחריות שונים.

מאידך גיסא, מזכיר בכיר זקוק גם לאיכויות אחרות, כגון שיפוט טוב, דיפלומטיה, שיקול דעת ויכולת לפתור בעיות באופן אוטונומי.

הם צריכים מיומנויות תקשורת חזקות כדי לקיים אינטראקציה עם הציבור, לכתוב דוחות ולסקור פרסומים.

תקשיב באופן פעיל

חייב לדעת לשים לב למה שאנשים אחרים אומרים, לקחת את הזמן כדי להבין את הנקודות שמתבצעות, לשאול שאלות לפי הצורך ולא להפריע בזמנים לא הולמים.

הבנת הנקרא

הבנה מלאה של משפטים ופסקאות כתובות במסמכים הקשורים לעבודה.

ניהול זמן

דע כיצד לנהל ביעילות הן את הזמן שלך, כמו גם את הזמן של אחרים.

לדעת איך לדבר

לדבר בבירור עם אנשים אחרים כדי להיות מסוגל להעביר מידע בצורה יעילה.

כתיבה

יש תקשורת יעילה בכתב, על פי מה המתאים ביותר לצרכים של הקהל.

חשיבה ביקורתית

שימוש בלוגיקה ובהיגיון כדי לזהות את נקודות החוזק והחולשות של פתרונות חלופיים, מסקנות או גישות לבעיות המתעוררות.

למידה פרואקטיבית

להבין את ההשלכות של מידע חדש לפתרון בעיות קבלת ההחלטות הנוכחיות והעתידיות.

תיאום

התאמת פעולות ביחס לפעולות של אחרים.

סקירה

סקירה והערכה של הביצועים של עצמם, אנשים או ארגונים אחרים, על מנת לבצע שיפורים או לנקוט באמצעים מתקנת.

פונקציות

מזכיר המבצעת עשוי להיות אחראי על מזומנים זעירים וחשבונאות, אבל יכול גם לנהל תקציב. אתה יכול לפרסם מאמרים באתר, אם כי אתה יכול גם לעצב ולנהל את האתר.

באפשרותך לבצע את הזנת הנתונים בגיליון אלקטרוני שתכננת והשתמשת בו עבור פונקציות הדיווח.

מזכיר בכיר יכול לפקח על צוות המינהל. לעתים קרובות הוא מדווח ישירות למנכ"ל, והוא יכול לתמוך אחד או יותר בכירים.

אחריות

תשומת לב למנהלים

- לשמור על סדר היום של המנהלים ולעזור בתכנון פגישות, ישיבות דירקטוריון, כנסים וכד '..

- להשתתף בפגישות כדי ליצור דקות דקות דקות, ולאחר מכן לקמפל, לתמלל ולהפיץ אותם.

- ביצוע כל הסדרי הנסיעה למנהלים: רכישת מעבר, הזמנת בתי מלון, מסירת הוצאות נסיעה, ניהול ובדיקת המסמכים הרלוונטיים ועוד..

- לנהל את החקירות המנדטיות, לאסוף נתונים ולהכין מסמכים או דוחות לתמורה והצגה על ידי מנהלים, ועדות ודירקטוריונים, כפי שהוקצו.

- טפל במסמכים חסויים, וודא שהם יישארו בטוחים ומאובטחים.

אינטראקציה פנימית וחיצונית

- לקבל ולסנן שיחות טלפון, להפנות אותם לאדם המתאים כאשר נוח.

- ניהול, קביעת סדר עדיפויות והפצה של כל התכתובת הנכנסת או היוצאת (דואר אלקטרוני, מכתבים, פקסים, חבילות וכו '), קריאה וניתוח של תזכירים, מצגות ודוחות נכנסים כדי לקבוע את חשיבותם ולתכנן את החלוקה שלהם.

- הכן תשובות להתכתבות המכילות שאילתות שגרתיות.

- לפקח על השימוש של ציוד משרדי ולנהל משא ומתן עם תנאים כדי להבטיח את ההזמנות הם רווחיים יותר.

- נפגשים עם יחידים, קבוצות עניין מיוחדות ואחרים, מטעם מנהלים, ועדות ודירקטוריונים.

- ברוכים הבאים מבקרים ולקבוע אם יש לתת להם גישה לאנשים מסוימים.

תמיכה ניהולית

- שמור בארכיון רשומות אלקטרוניות בארכיון, להבטיח כי המידע מאורגן נגיש בקלות לאחזור מהיר.

- הכנת חשבוניות, דוחות, מכתבים, דוחות כספיים ומסמכים אחרים, באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים, מסדי נתונים ו / או מצגות, גם מתן סיוע המקביל חשבונאות.

- לבצע משימות משרדיות כלליות, כגון שמירה על מערכות ניהול וביצוע משימות חשבונאות בסיסיות.

- תיאום ושירותי משרד ישיר, כגון רשומות והכנת תקציב, כדי לסייע למנהלים.

- הקמה ופיקוח על מדיניות ונהלים מינהליים, הן לעובדי המשרדים והן לארגון.

- סקור נהלים ותהליכים תפעוליים כדי לקבוע אם ניתן לבצע שיפורים בתחומים כגון זרימת עבודה, נהלי דיווח או הוצאות.

- לפקח ולהכשיר אנשי ניהול אחרים.

הפניות

1. Workable (2018). תיאור תפקיד מזכיר בכיר. נלקח מתוך: resources.workable.com.
2. בת גרינווד (2018). ההבדל בין מזכיר ומזכיר. עבודה - כרון. לקוח מתוך: work.chron.com.
3. קריירה Planner (2018). מזכיר בכיר ועוזר מנהלי. לקוח מתוך: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). מזכיר בכיר תיאור התפקיד. נלקח מ: hrvillage.com.
5. BSR (2018). אחריות המזכיר. נלקח מ: bestsampleresume.com