עקרונות בקרה על עיקרי החברה ודוגמאותיה

ה עקרונות שליטה של חברה הן התקנות המחייבות קיומם של נהלים ותהליכים שנקבעו במערכות החשבונאות כדי לסייע למנהלים לפקח ולסדר את פעילות העסק, ובכך להבטיח כי נכסי החברה יהיו מוגנים.

מטרת עקרונות הבקרה היא להבטיח כי המערכת החשבונאית פועלת כראוי וכי אירועים עסקיים נרשמים במדויק. ברור, מנהלים לא יכולים לפקח על כל העובדים, ולכן יש את האפשרות של כמה שגיאות או הונאה המתרחשים..

כדי לזהות ולקבוע בקרות אפקטיביות, על ההנהלה להעריך באופן שוטף את הסיכון, לפקח על יישום הבקרה ולשנות את הבקרות לפי הצורך.

קיום פונקציה עסקית חיונית כזו מספק ביטחון סביר על ידי הקטנת הסבירות לטעויות ושמירה על נכסי הארגון. בשל חשיבותם, חברות צריכות לשקול את העקרונות הבסיסיים של שליטה.

אינדקס

• 1 עיקרי השליטה
  • 1.1 סביבת בקרה
  • 1.2 פעולות בקרה
• 2 דוגמאות
  • 2.1 הפרדת משימות
  • 2.2 אישורים
  • 2.3 סיבוב כוח אדם וחופשות
  • 2.4 ביקורות פיזיות
  • 2.5 התאמות חשבונאיות תקופתיים
  • 2.6 בקרה אוטומטית
• 3 הפניות

עיקרי השליטה

סביבת בקרה

סגנון הניהול והציפיות של מנהלים ברמה גבוהה, ובמיוחד מדיניות הבקרה שלהם, קובעים את סביבת הבקרה.

בסביבת בקרה יש פיקוח נוסף על ידי ועדת הנהלה, המבטיחה כי יושרה מינהלית, ערכי מוסר, מבנה ארגוני מוגדר היטב ועובדים מוסמכים ואמינים, הקצאת סמכויות ואחריות.

פעילויות בקרה

הם מדיניות ונהלים ספציפיים כי ההנהלה משתמשת כדי להשיג את מטרותיו. אלה כוללים את הדברים הבאים:

הפרדת משימות

זה דורש שאנשים שונים יקבלו את האחריות לבצע משימות שונות בפעילויות הקשורות, במיוחד אלה הכרוכים אישור, משמורת או תחזוקה של רשומות..

על ידי דרישת אנשים שונים לעשות את הפונקציות האלה נוצרת מערכת בקרה מאוזנת.

אישור עסקאות ופעילויות

עזור להבטיח שכל פעילויות החברה מצייתות למדיניות ולהנחיות שנקבעו.

דרישה של מנהלים מסוימים לאשר סוגים מסוימים של עסקאות מוסיפה מחויבות נוספת לרשומות החשבונאיות, על ידי הוכחת כי העסקאות נותחו ואושרו על ידי הרשות המתאימה.

סטנדרטיזציה של מסמכים

כולל יצירת חשבוניות ומסמכים אחרים וקלים לשימוש ואינפורמטיביים במידה מספקת, שימוש במסמכים משוערכים ורציפים, ובהכנת המסמכים בזמן.

התקינה מאפשרת שינוי של רשומות ישנות על ידי חיפוש המוצא של אי התאמה מסוימת במערכת. היעדר תקינה יכול לגרום לאלמנטים מסוימים להיות overlooked או misinterpreted בסקירה זו.

בקרת גישה פיזית על נכסים ורשומות

האם בקרות אלקטרוניות או מכניות (כספות, תעודות זהות, גדרות, קופות רושמות, מצלמות וידאו, מנעולים) או בקרות מחשב, הקשורות בהרשאות גישה או בהליכי גיבוי ושחזור מבוססים.

הטכנולוגיה יכולה בדרך כלל להגיע לאן אנשים לא יכולים, והוא יכול להיות בעבודה 24 שעות ביממה ללא צורך בתשלום נוסף.

שליטה בגישה למערכת חשבונאית באמצעות סיסמאות, מנעולים ורשומות גישה אלקטרוניות שומרת על משתמשים בלתי מורשים מחוץ למערכת, וכן מספקת דרך לביקורת על השימוש במערכת כדי לזהות מקורות של טעויות.

ביקורות עצמאיות

על החברות לבחון מעת לעת את מערכות הבקרה שלהן. זה חייב להיעשות על ידי אדם שלא עשה שום חלק של העבודה כי הוא הולך להיות מאומת.

סקירות אלו מסייעות להבטיח את מהימנות המידע החשבונאי ואת יעילות הפעילות.

הקצאת אחריות

החברה חייבת לקבוע בבירור אחריות. הקצאת אחריות ספציפית לאנשים מבטיחה להם להבין מה תפקידם לשמור על שליטה.

אם כל אחריות היא התעלמו, מערכת בקרה יעילה תבהיר מי לא מבצע משימה שהוקצו.

דוגמאות

כל הפקדים הללו עומדים ביעדי עיקרון הבקרה. לאחר ביצוע הבקרות, מנהלים אינם חייבים לפקח על הפעילות של כל עובד. הם יכולים מעת לעת לבדוק את הפקדים כדי לוודא שהם עובדים כראוי ולהתמקד וניהול העסק.

הפרדת משימות

זה שליטה טובה על מנת להבטיח כי פונקציות שמירת הרשומות מופרדים ניהול מזומנים בפועל.

מסיבה זו, הקופאית אחראית על גביית המזומנים מלקוחות, עם אפשרות להפקידם בבנק, ומחלקת החשבונאות אחראית לרישום תקבולים אלה ולעריכת התאמות בנקאיות.

בדרך זו, אדם אחד לא יכול לקחת את הכסף של הלקוח ומעילה אותו, ואז לכסות עם חשבונאות הונאה.

אם שני אנשים עושים את העבודות האלה, הדרך היחידה שבה הונאה יכולה לעבוד היא אם כל אדם נמצא במשותף עם האחר. ברור, שני עובדים שותפים הם הרבה פחות נוטה מאשר עובד אחד שגונב.

אישורים

דרישה לאישור כדי להיות מסוגל לבצע תשלומים של הוצאות מגושם יכול למנוע עובדים חסרי מצפון לבצע עסקאות הונאה גדולים עם הכספים של החברה.

מחירון רשמי משמש לאישור צוות המכירות למכור עם מחירים אלה. בנוסף, עשויה להיות שליטה המאפשרת למנהל המכירות לאשר שינויים סבירים ברשימת המחירים.

סיבוב צוות וחופשות

סיבוב חובה של עובדים או תקופת החופשה מיושמים כדי לזהות תוכניות הונאה שבו מערכת קבוע נדרש כדי לשמור על זה.

אם רואה החשבון משנה את החובות כל חודשיים, אדם לא יכול לבצע באופן עקבי מערכת שקרית.

ביקורות פיזיות

ביקורת פיזית כוללת ספירה ידנית של מזומנים וכל נכס פיזי אחר הרשום במערכת החשבונאית, כגון מלאי.

הספירה הפיזית יכולה לגלות סתירות נסתרות במאזני החשבון על ידי עקיפת רשומות אלקטרוניות לחלוטין. ספירת מזומנים בנקודות המכירה ניתן לעשות מדי יום או אפילו כמה פעמים ביום.

פרויקטים גדולים יותר, כגון מלאי פיזי, צריך להיעשות בתדירות נמוכה יותר, אולי על בסיס שנתי או רבעוני.

התאמות חשבונאיות תקופתיים

הם מבטיחים כי יתרות המערכת החשבונאית תואמות את יתרות החשבונות של גופים אחרים, כגון בנקים, ספקים ולקוחות..

ההבדלים שנמצאו בין סוגי החשבונות המשלימים הללו יכולים לחשוף פערים בחשבונות עצמם, או שהטעויות נובעות מהגופים האחרים..

פקדים אוטומטיים

הם כנראה השלט הפנימי הנפוץ ביותר כי הם לא רק להגן על החברה, אלא להגביר את היעילות שלה.

שעונים זמן אוטומטי הם דוגמה טובה. העובדים נבדקים על ידי שעונים אלה כאשר הם מגיעים ולאחר מכן הם אומתו בסוף היום שלהם.

שעון זמן אוטומטי מבטל את האפשרות כי עובדים לרמות עם שעות העבודה שלהם.

הפניות

1. (2018). מהם עקרונות הבקרה הפנימית? נלקח מתוך: myaccountingcourse.com.
2. (2018). מהו עקרון הבקרה? נלקח מתוך: myaccountingcourse.com.
3. מישל מיילי (2017). מהם שבעת העקרונות של בקרה פנימית? Bizfluent. נלקח מ: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). עקרונות בסיסיים של בקרה פנימית. נלקח מ: elpaso.ttuhsc.edu.
5. קליפסס (2016). בקרה פנימית. נלקח מ: cliffsnotes.com.
6. מנהל (2015). עקרונות בקרה פנימית. עו"ד אתיקה. נלקח מ: ethicaladvocate.com.
7. דוד אינגרם (2018). מה הם שבעה נהלים בקרה פנימית בחשבונאות? עסקים קטנים כרון. נלקח מ: smallbusiness.chron.com.