מדריך של נהלים של החברה מה היא פועלת, כיצד להכין את זה

ה מדריך ידני של חברה זהו מסמך כתוב המפרט הוראות צעד אחר צעד על איך להשלים את המשימה עבודה או איך להתמודד עם מצב מסוים כאשר הוא מתעורר במקום העבודה. מכיל את שיטות העבודה המומלצות של החברה ואת התיאורים של התהליכים העסקיים העיקריים.

מדריך זה מכיל גם את השיטות ואת הסטנדרטים על איך העבודה צפויה להתבצע. יצירת מדריך ההליכים מאפשרת לנתב את החברה לצמיחה, לפשט את ההכשרה ולסייע בהיקפה.

מדריך זה יכול להיות קלסר בעל שלושה צלצולים, תיקיה בכונן משותף ברשת או גירסה אוטומטית שפורסמה באינטרנט, באמצעות תוכנה של נהלים. כל אחד חייב להבין מה המדריך הנוהל עשוי ואיפה הוא נמצא כאשר מישהו צריך את זה.

כתיבת מדריך נהלים מחייבת הבנה ברורה של הצעדים הכרוכים בתהליך מסוים. ככל שהחברה תגדל, יידרשו נהלים חדשים. מדריך ההליכים יכול גם להיחשב כספרייה של נהלים.

המדריך מציג דוגמאות של נהלים שניתן להשתמש בהם כמודל להליכי עבודה חדשים. כל עובדי הארגון חייבים להיות משכילים במדיניות ובנהלים של החברה; הם צריכים תמיד יש גישה מיידית מדריך הליך.

אינדקס

• 1 למה זה משמש??
• 2 איך לעשות את זה?
  • 2.1 להגדיר את התהליכים המרכזיים
  • 2.2 כתוב מבוא
  • 2.3 להקים תרשים זרימה של כל תהליך
  • 2.4 למסור את ההליך לאדם אחר כדי לקרוא אותו
  • 2.5 יצירת רשימות וטבלאות
  • 2.6 לשלב אותו במדריך נהלים
• 3 דוגמאות
• 4 הפניות

בשביל מה??

בעזרת מדריך נהלים כתוב היטב, החברה יכולה יותר ביעילות להקל על הכשרה של עובדים חדשים.

מעבר לאימון, מדריך נוהל מספק לחברי הצוות הנוכחי משאב כדי ללמוד את הפרוצדורות הנמוכות ביותר, ולוודא שהם מבוצעים עם הפורמלי הנכון, שמירה על בקרת איכות.

על העובדים להבין מה צפוי מהם. המפקחים צריכים מדריך לניהול תהליכים עסקיים. על ידי תיעוד הסטנדרטים, מה חשוב לצמיחה, איכות שביעות רצון הלקוחות הוא להיות תקשורת.

באמצעות מדיניות ונהלים המשפיעים על תחום פונקציונלי, עובדי הקו הקדמי מוסמכים לקבל החלטות יעילות וחוסכות זמן.

מדריך יעיל של נהלים מספק שיטות מתאימות לתקשורת בין-משרדית, מאפשר לצוות לעבוד יחד כדי לפתור בעיות עסקיות יומיומיות ללא צורך במעורבות פיקוחית מיותרת.

מטרתו של מדריך ההליכים היא לארגן תכנים שונים על מנת לשקף הן את הדרכים והן את אמצעי התקשורת של החברה, לבצע את השירות או לייצר את המוצר בעלות הנמוכה ביותר ובזמן הקצר ביותר האפשרי.

יש יתרון נוסף בשמירה על שביעות רצון בעבודה ועל מוטיבציה גבוהה של עובדים.

איך לעשות את זה?

לפני פיתוח מדריך נוהל חשוב להבין את ההבדל בין המדיניות, התהליך המרכזי וההליך.

- המדיניות היא מערכת העקרונות הבסיסיים וההנחיות הנלוות, שנוסחה ומיושמת על ידי הנהגת הארגון, לכוון ולהגביל את פעולותיה במרדף אחר יעדים ארוכי טווח.

- התהליך הבסיסי הוא רצף של הליכים התלויים זה בזה ומקושרים, אשר בכל שלב צורכים אחד או יותר משאבים (זמן העובד, אנרגיה, מכונות, כסף) כדי להמיר את התשומות למוצרים. תוצאות אלה משמשות תשומות לשלב הבא עד הגעה למטרה ידועה או לתוצאה סופית.

- הנוהל הוא רצף של פעילויות או מסלול פעולה קבוע, המוגדר על ידי צעדים (הכוללים נקודות התחלה וסיום מוגדרים בבירור), שיש לבצע באותו סדר כדי לציין במדויק משימה.

הגדר את התהליכים המרכזיים

יש לבחון את כל התהליכים המרכזיים שיש לחברה. זה מתחיל על ידי הגדרת אילו תהליכים יפורטו ו ממופה במדריך נהלים, יצירת סיכום של כל הנהלים שיש לכלול..

אמנם ייתכן כי כל תהליך לא ממוקם, חשוב להקים את היסודות החשובים ביותר. לדוגמה, מסעדה יכולה להגדיר את התהליכים המרכזיים על איך מנה מסוימת נעשית, אבל לא פחות חשוב הוא תהליך של ניקוי המסעדה.

רשימה של הליבה הליבה כי צריך להיות מכוסה חייב להיות שנוצר, כך שכל אחד יכול להיות משולב לתוך המדריך נהלים לאחר מיפוי זה. התוכנית תפעל כמדריך כדי להבטיח שאתה לא להשאיר את כל המשימות כאשר אתה מתחיל לכתוב את המדריך.

כתוב הקדמה

כלול תיאור קצר של מה שנכלל במדריך, אשר מופנית ישירות לאנשים אשר ישתמשו במדריך, מה הקוראים יכולים לצפות בעת שימוש במדריך ואת הדרך הטובה ביותר להשתמש במדריך (כלומר, "לקרוא אותו מתחילתו ועד סופו"). "או" להשתמש בו כנקודת התייחסות לחיפוש נהלים לפי הצורך ").

יצירת תרשים זרימה של כל תהליך

כל תהליך מוגדר על ידי השלבים או המשימות הדרושות להשלמתו. אם השלב מושמט זה יכול להיות אובדן או עיכוב הזמנה, או שיש מוצר קצה פגום. יצירת תרשים זרימה היא להגדיר את זרימת העבודה.

כדי להשלים את המדריך עליך להתחיל עם תהליך אחד בכל פעם: להתחיל עם תהליך סכימה הראשון. השלבים הדרושים להשלמת התהליך מתוארים, לאחר מכן הפרטים מוחזרים והנתונים נכתבים עבור כל שלב.

אתה צריך לוודא שכל צעד ברור ותמציתי. כל צעד צריך לספק מספיק פרטים עבור כל אחד כדי לעקוב אחר ההוראות.

לדוגמה, נניח כי הליך של תהליך המכירה נוצר על ידי דרישה באינטרנט. ראשית תרשים זרימה נעשה על איך הלקוח הפוטנציאלי הוא פנה תחילה לאחר שהוא ביקש את המידע: על ידי שיחת טלפון, דוא"ל או הודעת טקסט.

אם הסיכוי לא ניתן ליצור קשר בהתחלה, הוא מחושב כמה פעמים צוות המכירות עוקב, עם סקריפטים ספציפיים עבור כל איש קשר.

כאשר הלקוח הוא פנה, סקריפט אחר מוקצה, כמו גם קבוצה של מעקב, בהתאם אם הלקוח קנה את המוצר או החליט לחכות.

תן את ההליך למישהו אחר כדי לקרוא אותו

חשוב להיות עמית לעבודה או מישהו שאתה מכיר לקרוא אותו בצע את ההוראות כפי שהם כתובים. אדם זה יכול לספק הערות בעלות ערך אם יש שלבים שלא ניתן להשלים או לא להבין.

ההליך הוא debugged מבוסס על הערות. ייתכן שיהיה עליך לשכתב, לערוך או להוסיף משהו להנחיות.

צור רשימות וטבלאות

עבור כל תהליך, קל יותר לחברי הצוות לעקוב אחר טופס או רשימת פעולות לביצוע. לכן יש לפתח תבנית מפורטת המבוססת על התהליך הממופה.

אם אתה צריך לאסוף מידע ספציפי כאשר הלקוח נכנס, עליך לוודא כי התבנית יש את כל המידע הנדרש, הציג בצורה תמציתית.

אין להניח כי חברי הצוות זוכרים כל מה שהפרוצדורה מציינת, במיוחד כאשר לקוח יושב לפניהם. יש לשלב את רשימות הטפסים והטפסים כנספח לתרשים הזרימה ולשלבים של התהליך.

שלב אותו במדריך נהלים

לאחר שזרם זרימה הוקצה לכל תהליך וכל תבניות התמיכה של המסמכים נוצרו, הן משולבות במדריך להליך מלא. המדריך מאורגן על בסיס המחלקות.

לדוגמה, ההליכים ידני יכול לקבל את הסעיפים "מכירות", "תפעול" ו "הפצה". כל מקטע מחולק לתהליכים המרכזיים של אותה מחלקה, בדרך כלל בסדר שבו כל תהליך מרכזי מתבצע באספקה ​​הכללית של המוצרים.

בקטע "הפצה" תוכל לקבל מספר תהליכים עיקריים, כגון "קבל את ההזמנה", "אריזה למשלוח", "משלוח" ו"מעקב ".

מדריך ההליכים מאורגן עם תוכן עניינים וכל הליך מופיע בבירור עם כותרת מודגשת של הכותרת.

הוא כולל כיסוי עם שם המדריך, תוכן העניינים, המבוא והנהלים לפי סדר העניינים.

אפילו כרטיסיות יכול להיות ממוקם עבור חברי הצוות כדי לסקור בקלות את המדריך, כדי לעזור להם לאתר את ההליכים הרלוונטיים במחלקות שלהם..

לבסוף העותקים מבוצעים ומופצים. יש לעודד משוב רציף והמדריך מתעדכן בעת ​​הצורך. צריך להיות מדריך זמין באזור המיועד של כל מיקום פונקציונלי, באמצעות מדיניות ונהלים.

דוגמאות

-ידנית להכנת המבורגרים בדרך מסוימת.

-ידני כיצד לפעול במקרה של שריפה, רעידת אדמה או אסון טבע.

-ידני כיצד לפעול בתגובה לתלונות הלקוח או ללקוח אגרסיבי.

-ידני לביצוע תהליך בחירת כוח אדם.

-ידני כדי לדעת איך לעבוד במסעדה.

הפניות

1. קימברלי לאונרד (2017). איך אני כותב פעולות נהלים סטנדרטיים ידני? עסקים קטנים - כרון. Smallbusiness.chron.com.
2. כריס אנדרסון (2017). מה זה מדיניות ונהלים ידני? Bizmanualz נלקח מ: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). הגדרת מדריך נהלים. נלקח מ: bizfluent.com.
4. כריס אנדרסון (2017). מהי מטרתו של מדריך נוהל? Bizmanualz נלקח מ: bizmanualz.com.
5. מעבדה תבנית (2018). 37 תבניות התקינה הסטנדרטית הטובה ביותר (SOP). נלקח מ: templatelab.com.
6. גרג מרסלו (2017). המדריך 8-STEP לבניית מדריך נוהל פעולה סטנדרטי. לרן. מתוך: blog.lern.org.